Distansarbete påtvingas nu många människor runt om i världen. För vissa av oss är det här business as usual (så mycket som möjligt i dessa konstiga tider) eftersom vi redan har integrerat aspekter av distansarbete i våra liv. För vissa är detta nästan normalt eftersom de nu har fler människor och kanske barn hemma. Men många organisationer har kämpat för att hitta snabba lösningar för att spara virtuellt ljus. Många organisationer lär sig fortfarande linorna av långsiktigt distansarbete under denna svåra tid. Detta är ofta inte en dålig sak, eftersom det tvingar organisationer att snabbt ta reda på vad som fungerar (och vad som inte gör det) för just deras situation. Men generellt sett kommer utmaningarna att delas in i två områden: kulturella och tekniska. Lös båda och de flesta organisationer kommer att upptäcka att distansarbete är här för att stanna och kommer att ge långsiktiga produktivitetsvinster.
Att möta kulturella utmaningar
Kulturellt sett är det viktigt att förstå att att arbeta hemifrån för första gången kan vara en svår övergång för vissa människor. Anställda bör uppmuntras att upprätthålla en rutin och försöka ta sig ut och ta pauser. Försök att hålla virtuella möten samtidigt som de sker på kontoret. Tänk på regelbunden övning, såsom inspelning i slutet av dagen; Det kan vara lika informellt som ett e-post- eller chattmöte, men återigen, det hjälper till att strukturera arbetsdagen. Många kommer att förlora kontorslänken som (förhoppningsvis) sker i en fysisk miljö. Vissa av dessa element kan replikeras i gruppchattfunktioner eller på en social företagsplattform. De är bra redskap för att dela beröm, goda nyheter eller bara komma ikapp. Särskilt nu har många av oss ett stort behov av att ansluta till varandra och dessa plattformar är ett bra sätt att göra det.Behåll produktiviteten
Men hur bibehåller du produktiviteten? Ett tips är att vid möten ger video- och skärmdelning större engagemang och produktivitet än bara ljud. Hjälper till att se till att människor inte frestas att "multitasking i ett virtuellt möte och fokusera som de skulle göra i en fysisk miljö. Uppmuntra anställda att "träna högt" och påminna dem om att överkommunicera om vad de gör kan säkerställa att alla vet vad alla andra gör för att se till att ett projekt håller sig på rätt spår Tänk på att när vi väl kommit förbi det här, kanske kulturella saker aldrig blir sig likna igen och vi kommer förmodligen att upptäcka att plattformar Gruppchattsamarbeten är ett bra sätt för team att sprida sig till loopa och spela in möten ansikte mot ansikte för endast de viktigaste uppdateringarna.Uppfylla tekniska krav
Vissa av de tekniska kraven kan (möjligen) vara lättare att uppfylla än de kulturella dimensionerna, men tekniken är inte desto mindre avgörande för framgång. För att komma igång är det nu dags att byta ut valfri "stationär" (vilken som helst icke-bärbar dator) med en bärbar dator för alla anställda som använder en. Moderna bärbara datorer är nu lika kraftfulla som sina skrymmande motsvarigheter för de flesta uppgifter. Användare bör ges hörlurar (helst med mute och brusreducerande knapp) för att ringa samtal, eftersom deras inbyggda motsvarigheter i allmänhet ger en dålig mötesupplevelse för alla. Som sagt, behoven måste finnas där nu, så det kan bli ett långsiktigt beslut. En pålitlig internetuppkoppling är naturligtvis avgörande. Företag som betalar för detta för sina anställdas räkning bör överväga förfrågningar om att uppgradera till bättre paket och speciellt de med bättre nedladdningshastigheter, så nära symmetrisk anslutning som möjligt ger en bättre upplevelse för alla. Programvara och tjänster är också en viktig faktor. Just nu finns det många företag som skulle kunna "klara" eller experimentera med olika lösningar. Det är inte en hållbar långsiktig strategi, även om några viktiga lärdomar redan har funnits. De avgörande frågorna att ställa är:- Kan användare komma åt alla affärsapplikationer de behöver?
- Är din fjärråtkomst säker och skalbar?
- Är alla verktyg och plattformar anpassade till antalet potentiella samtidiga användare?
– Finns det redan en användbar plattform för samtal och möten?