Boardroom whiteboards är en ikon för det moderna kontoret, men dessa brainstorming-funktioner har betydande begränsningar. Spridda klisterlappar är lätta att tappa bort, markörer för torrradering vägrar att fungera och team får snabbt ont om utrymme för sina idéer. De första digitala whiteboardtavlarna, fysiska whiteboardtavlor med interaktiva möjligheter, skapade fortfarande flaskhalsar i kreativiteten, eftersom makten vilade hos en person inom whiteboardtavlan, snarare än den kollektiva gruppen. Dagens digitala whiteboardtavlor är molnbaserade, vilket ger ett virtuellt utrymme för team att brainstorma och organisera idéer. Hela team kan bidra samtidigt och ge alla en röst utan begränsningar av fysiskt utrymme, kreativa flaskhalsar och högar av handskrivna klisterlappar. Om författaren Karl Sun är medgrundare och VD för Lucid
Varför använda en digital whiteboard?
Digitala whiteboardtavlor, även kända som virtuella eller online, har vuxit i popularitet i takt med att fjärrarbete har ökat. Den nuvarande pandemin har tvingat team att identifiera nya sätt att förnya, kommunicera och samarbeta, vilket gör produktivitetsplattformar online som virtuella whiteboards viktiga för det dagliga arbetet. Men när företag planerar för framtiden för sin arbetsstyrka måste de komma ihåg att lösningar för virtuella whiteboard inte bara löser samarbets- och produktivitetsproblem för distansarbete. Dessa applikationer kan hjälpa till att upprätthålla ett effektivt och effektivt samarbete när team återvänder till kontoret. Digitala whiteboardtavlor är ett delat virtuellt utrymme där team inte bara kan brainstorma för att skapa nya idéer, utan också komma på samma sida för att förbättra teamanpassningen och skapa handlingsplaner. Dessa appar förbättrar kreativiteten och främjar innovation med funktioner som frihandsteckning, lägga till former och linjer och en oändlig arbetsyta, vilket gör det enkelt för team att komma på idéer som för verksamheten framåt. . Möten blir mer dynamiska när teammedlemmar kan dela sina röster och erbjuda realtidsinsikter och feedback för allt från kreativa lösningar, förändringar i produktfärdplanen och till och med planering. strategi för det nya året.
Vad du ska leta efter i en digital whiteboard-applikation
Även om det finns flera digitala whiteboards tillgängliga, måste du identifiera den lösning som bäst balanserar dina teams kreativa behov samtidigt som du maximerar produktiviteten genom snabb och enkel brainstorming. Här är några funktioner att tänka på när du utvärderar en online-whiteboard-app för ditt team: Facilitering Vi har alla varit i möten som snabbt tappar fokus. Faciliteringsverktygen på virtuella whiteboards gör det möjligt för teamledare att effektivt hantera samarbetsarbete samtidigt som de inspirerar till kreativitet. Du kan enkelt dela whiteboard-agendor i förväg för att säkerställa att teammedlemmarna är förberedda, och du kan använda timers för att hålla teamen fokuserade och maximera tiden för design. samla in feedback och identifiera nästa steg. Använd uppföljnings- och presentationsfunktionerna som gör att handledare kan hjälpa team att samlas och fokusera på rätt platser i det virtuella rummet. Facilitatorer kan också dra nytta av röstningsmöjligheter och feedbackfunktioner för att snabbt samla in feedback och prioritera. Många digitala whiteboards har också möjlighet att bjuda in personer utanför sina kända användare för att ge ytterligare kreativa perspektiv.
Samarbete Samarbete i realtid på digitala whiteboardtavlor utnyttjar fördelarna med personlig brainstorming samtidigt som det hjälper team att röra sig så snabbt som de tror. Att lägga till klisterlappar, ritningar och former går snabbare i ett virtuellt format än på en fysisk whiteboard. Och att låta alla deltagare arbeta samtidigt ger dem mer tid att diskutera och analysera. Det säkerställer också att alla har en röst och kan dela sina tankar på webben innan beslut fattas. Ytterligare användbara funktioner att leta efter inkluderar saker som tilldelade färger till medarbetare för att hålla reda på individuella bidrag och sätt att ge omedelbar feedback (som emoji-reaktioner, kommentarer och chattfunktioner) för att hålla människor engagerade och göra det möjligt för team att anpassa sig. snabbare med prioriteringar och nästa steg.
Virtuella whiteboardtavlor gör också asynkront samarbete möjligt och effektivt. Teammedlemmar kan gå med i delade whiteboards efter en session, lägga till nyhetsidéer och ge feedback i sin egen takt. Med versionshistorik kan du se tillbaka på gamla idéer och till och med få dem som inte kan komma till ett möte med en snabb granskning av whiteboardtavlan. All feedback och betyg bör vara tillgängliga via den enda appen, vilket ger en central plattform där team kan bygga och fråga.
Organisation En av de största fördelarna med en digital whiteboard borde vara att du inte behöver spendera timmar på att leta efter klisterlappar, mötesprotokoll och e-postmeddelanden. Istället bör dessa lösningar tillåta dig att snabbt organisera och syntetisera idéer så att dina team kan gå vidare med handlingsplaner. Se till att din app stöder enkel gruppering och sortering med taggar, färger, röstresultat, emojis och andra kriterier som möjliggör automatisk sortering och sammanfattning. Manuella eller automatiserade modeller och behållare kan också hjälpa användare att organisera och kategorisera idéer, vilket gör att teammedlemmar snabbt kan visualisera modeller och identifiera värdefull ny information.
action Teams kan dra nytta av analysfunktionerna hos den digitala whiteboardtavlan för att lättare identifiera och slutföra nästa steg. Genom att använda rätt app kan du prioritera idéer organiserade i tydliga handlingsplaner. Handledare kan använda kommentarer och taggar för att göra uppdrag, och programvaruintegrationer kan enkelt överföra dessa åtgärder till befintliga arbetsflöden. Teammedlemmar kan sedan granska och dela whiteboardtavlan med lämpliga intressenter för att säkerställa projektanpassning över hela företaget och över tid.
När du letar efter sätt att förbättra teamsamarbete och produktivitet är det viktigt att komma ihåg att virtuella whiteboards kan vara en effektiv lösning för kontor och distansarbete. Dessa plattformar inspirerar till kreativitet, automatiserar organisation och syntetiserar snabbt idéer, vilket gör att team kan driva innovation utan timmar av administrativt arbete.