Gillar du att dejta? Inte jag heller.
Jag insåg att det var dags att lämna mitt sista jobb när jag insåg att jag spenderade i genomsnitt sex timmar om dagen på möten, varav många hade jag blivit ombedd att delta i strikt informationssyfte.
Read.ai har samlat in 10 miljoner euro i ett försök att bättre förstå vad som inte fungerar i möten så att de som driver dem kan göra det bättre.
Deras programvara analyserar grundläggande mätvärden som start- och sluttider, närvaro och tid på olika ämnen. Den innehåller sedan observationer från maskininlärning från ljud- och videoinspelningar som indikerar nivåer av engagemang mätt av faktorer som engagemang, tonfall och visuella uttryck.
I april publicerade företaget en rapport baserad på en analys av mer än tre miljoner spårade mötesminuter, och den innehöll några övertygande insikter.
Deltagarna anser att ungefär ett av fem möten är otillräckligt, med endast 46 % som får ett "bra" betyg.
Bland de angivna skälen ökar antalet deltagare som kommer för sent med storleken på mötet och når 51 % av de som kommer för sent till möten med sju eller fler personer.
I genomsnitt är 30 % av deltagarna sena, en fjärdedel är oengagerade, en person talar nästan hälften av de flesta små möten och 22 % av deltagarna vid möten med sju eller fler säger inte ett ord.
Dessa resultat speglar i stort sett min egen erfarenhet, så jag var intresserad av att prata med Read.ai-grundaren David Shim för råd om hur man kan förbättra möten. Det kom ner till dessa sju faktorer.
börja i tid. Dåliga möten går av stapeln tidigt, säger Shim. Genomsnittet börjar 3,3 minuter för sent, vilket inte verkar så mycket förrän du multiplicerar den förlorade tiden med antalet personer i rummet. Ju senare starttid, desto mer frånkopplad blir gruppen. Nykomlingar tenderar också att delta mindre än de som var med från början. "Det skapar initialt en känsla av depression," säger Shim.
Bjud in färre personerspeciellt vid stora sammankomster. "Av möten med sju eller fler personer fann vi att 40 % inte engagerade sig i konversation", säger Shim. "Det faktum att du bestämmer dig för att bjuda in för många människor sätter alla i ett hål eftersom de är rädda för att förolämpa andra." Istället bör personer som sällan bidrar till diskussionen tas bort från inbjudningslistan eller aktivt uppmuntras att tala.
Vet när du ska hålla käften. Forskning har visat att en person vanligtvis förbrukar nästan hälften av samtalstiden i möten med tre och sex personer. Det är en föreläsning, och föreläsningar är tråkiga. "Vi ser en minskning av engagemanget eftersom färre människor monopoliserar konversationen", säger Shim. ”Att ta in människor som inte har pratat är värdefullt eftersom det får dem att känna sig delaktiga. Det är värdens ansvar att veta vem som kommer att delta.
Kortare möten. Som journalist får jag många argument för chefscitat och produktlanseringar, så för flera år sedan började jag begränsa alla dessa möten till 20 minuter. Jag har upptäckt att det mer komprimerade schemat tvingar folk att börja i tid, komma till punkten snabbare och minska pratstunden. Read.ais forskning håller med. Den fann att deltagarnas engagemang minskar med 16 % från början till slut av ett genomsnittligt möte, och frånkopplingen når mer än 40 % i möten som är längre än 50 minuter. Shims råd är enkelt: "Sätt de viktiga sakerna först", säger han.
Undvik rygg mot rygg och olämpliga stunder. Värdet minskar i takt med att antalet möten ackumuleras, säger Shim. "Människor är mer benägna att komma för sent eller inte engagera sig, och det finns en tid när du kan stöta på någon för mycket", säger hon. Fredagseftermiddagsmöten är synnerligen impopulära. De bästa tiderna på veckan är tisdag och onsdag morgon.
Video in. Även om många av oss har ett kärleks-/hatförhållande till kameran under videosamtal, visar Read.ais forskning att att ha den på "leder till bättre svar från andra", säger Shim. "Även om du inte gillar att ha en video, tenderar den att ge andra intrycket av att det finns en viss nivå av engagemang." Dessutom kan du inte somna så lätt.
Be om feedback. Många skapare av webbenkäter erbjuder begränsade gratisprenumerationer som är helt tillräckliga för att samla in anonym feedback efter mötet. Eftersom få av oss är experter på mötesfacilitering verkar det synd att inte använda dem.
Copyright © 2022 IDG Communications, Inc.