Även om många organisationer redan planerade eller implementerade digitala transformationsstrategier när covid-19 slog till, ledde pandemin till att dessa företag accelererade sina ansträngningar. Eftersom att arbeta hemifrån blev regeln, inte undantaget, skyndade företag sig att implementera samarbetsverktyg så att anställda kunde arbeta tillsammans och vara produktiva från olika platser.
Idag, med återgången till kontoret och hybridarbetet, måste företag tänka på hur samarbetet kommer att se ut i den "post-pandemi" världen.
På hybridarbetsplatsen försöker organisationer hitta den rätta balansen mellan att ge fjärranställda den flexibilitet de behöver för att vara produktiva och att säkerställa att tekniken även möter behoven hos kontorsanställda, säger Megha Kumar, vice vd för forskning, programvara och moln. tjänster på IDC. "Så när det kommer till samarbetsverktyg inser organisationer att de måste ha policyer på plats för hur anställda effektivt ska interagera med varandra", sa han.
Företag måste se till att oavsett var anställda befinner sig eller vilka enheter de använder så har de tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt, sa Kumar. Och leverantörer av samarbetsverktyg försöker utöka och förbättra kapaciteten hos sina produkter för att möta behoven hos dessa organisationer. Dessa leverantörer måste se till att deras kunders anställda kan ha samma upplevelser med sina samarbetsverktyg på vilken enhet som helst, sa han.
Hybridarbete + samarbete = spänning
Det finns en spänning kring samarbete när det kommer till hybridarbete, säger Adam Preset, vice vd för medarbetarupplevelseteknologier på Gartner. Vad organisationer har lärt sig är att teknik som fungerar när människor är helt avlägsna måste modifieras eller ändras när vissa anställda är på kontoret och andra arbetar utanför kontoret.
Hybridmöten är ett bra exempel. Videokonferensplattformar som Zoom, WebEx och Microsoft Teams fungerar bra om alla är på avstånd och alla visas i en lika stor rektangel på en skärm; Detta ställer alla på lika villkor. Företag har utvecklat bästa praxis och etikett för att säkerställa att alla kan delta, som att uppmuntra människor att lägga in nya idéer genom chattfunktionen, sa Preset.
Men när det helt distansmötet blir ett hybridmöte, återgår organisationer till pre-pandemisk dynamik, förutom nu är bara ett fåtal arbetare i mötesrummet, medan många fler arbetar på distans, sa han.
"Värden som kan vara värd för kontorsmötet behöver teknik som gör att han kan se alla på avstånd så nära verklig storlek som möjligt. "En värd för ett kontorsmöte måste också kunna se innehållet och personerna som deltar, lyssna på alla och se andra digitala signaler som avlägsna människor sänder”, sa han, förklarar.
"Det kan betyda att om de räcker upp handen, använder de höjningshandverktyget?" Förinställd sa. "Om någon skriver något i chatten, finns det något sätt för mötesvärden i rummet att se det på storskärmen eller få ett litet meddelande om att en sidokonversation pågår under ett möte? Osv."
Nya funktioner i programvara för videokonferenser kan hjälpa till att göra mötesupplevelsen mer rättvis för alla. Zooms Smart Gallery använder till exempel artificiell intelligens för att skapa en individuell feed för varje deltagare i mötesrummet så att fjärrdeltagare tydligare kan se sina rörelser och ansiktsuttryck.
Och dagens hårdvara för mötesrum, som Logitechs MeetUp-kamera, erbjuder hybridfunktioner som möjligheten att automatiskt hitta och rama in varje deltagare i rummet, volymjusteringar för högre och tystare röster och andra förbättringar för att skapa en bättre upplevelse. för fjärrdeltagare.
Den här typen av förändringar av tekniska möten är nödvändiga för att hybridarbetet ska bli framgångsrikt på lång sikt.
Nya verktyg för nya tider
Organisationer bör också implementera teknik som möjliggör samarbete med "skrivbordslösa" eller "frontline"-arbetare, såsom fälttekniker, lastbilschaufförer, lagerarbetare, medicinsk personal och detaljhandelspersonal, så att de känner sig anslutna, sa Josh Bersin. , grundare och VD för The Josh Bersin Company. en personalkonsult.
Skrivbordslösa medarbetare har ofta inte tillgång till företagets intranät, liksom konferenssamtal och utbildningssessioner som hjälper teammedlemmar att hålla kontakten. Dessa arbetare kanske inte har tid att delta i ett möte eller kanske inte kan avbryta sitt arbete för att hitta stationära datorer som kör den senaste samarbetsprogramvaran. Istället använder de ofta sina egna osäkra mobila enheter och appar för att hålla kontakten.
Därför bör företag fokusera på att förbättra möjligheten för kontorsfria anställda att samarbeta med sina kollegor, var de än befinner sig. Ett sätt som företag gör detta på är att implementera skrivbordslösa applikationer, sa Bersin.
"Ditt företag kanske inte vill att din hemtelefon ska vara ditt utbildningssystem eftersom det inte är särskilt säkert," sa Bersin. "Men det finns nu, som WorkJam, som är designade för end-to-end-kommunikation med människor som inte har datorer. Och de stora leverantörerna försöker komma på hur man bygger Microsoft har till exempel lagt till ett antal funktioner som riktar sig till datoranställda. första raden till sin Teams mobilapplikation de senaste åren.
För att öka engagemanget för alla typer av anställda lanserade leverantören också nyligen en ny social arbetsplats-app på sin Microsoft Viva-plattform för anställdas upplevelse som heter Viva Engage, ett slags socialt nätverk för företagets anställda, sa Bersin. Appen finns som tillägg för Microsoft Teams, som företaget positionerar som ett samarbets- och kommunikationsnav.
Viva Engage, som är byggt på Yammer, Microsofts tidigare verktyg för sociala nätverk, gör det möjligt för en organisations anställda att få kontakt med varandra och med företagsledare "för att hitta svar på frågor, dela sin unika historia och hitta sin tillhörighet." på jobbet." enligt Microsoft. Viva Engages mål är att hjälpa anställda att känna sig mer inkluderade på hybridarbetsplatsen.
Andra verktyg som växer fram för att bygga gemenskap bland arbetare på olika platser inkluderar virtuella appar för vattenkylare, e-lärande plattformar och asynkrona videomeddelandeverktyg. Och flera ledande teknikleverantörer, inklusive Cisco, Meta och Microsoft, utforskar användningen av virtuella miljöer för möten och andra evenemang.
"Jag har precis pratat med Microsofts produktteam och deras planer är imponerande," sa Bersin. "Microsoft Mesh for Teams, som kommer ut mitten av nästa år, låter dig ersätta din videonärvaro med en avatar, skapa virtuella rum och implementera 3D-utrymmen i Teams. Föreställ dig en mässa, inlärningskonferens eller 3D onboarding-upplevelse, allt drivs av Teams. Jag måste tro att det kommer att bli en tsunami av intresse för den här tekniken.
Copyright © 2022 IDG Communications, Inc.