Dokumentbehandling blev populärt på 1990-talet, när företag som hanterade stora mängder post insåg att felplacering av en enda post kunde få betydande ekonomiska och juridiska konsekvenser.
Det var den finansiella sektorn som påverkades mest av dess systematiskt förankrade beroende av papperskommunikation.
Men dokumentbehandling går långt utöver att bara dagligen skanna all e-post på en intern server. Detta är vad som händer i efterhand, och på grund av dessa komplikationer var många IT-proffs ovilliga att ta itu med de stora mängder data eller specialiserad hårdvara som bildbehandling kräver.
De som ger sig in i dokumentbehandlingsprocessen behöver pålitlig utrustning och enkel administration för att få de första fördelarna som motiverar investeringen, och det är vad Raven dokumentbehandlingsskannern lovar. Proffs.
Är detta första steget mot en stationär dator utan filer och pappershögar eller någon annan enhet som snart kommer att samla damm i ett arkivskåp?
Priser och tillgänglighet
Raven erbjuder fyra skannrar betecknade Original, Standard, Compact och Pro-modellen som granskas här. Pro-layouten kommer direkt från tillverkarna i svartvita färgscheman och kostar 649.85 € med gratis 2-dagars frakt i USA. Detta pris inkluderar fri tillgång till Raven Cloud Document Storage och för närvarande finns det ingen gräns för antal skannade dokument du kan lagra i den här anläggningen.
Designa och bygg
Till skillnad från andra skannrar är dokumentskannrar utformade för dokumentbearbetningsarbetsflöden inte som den billiga och ömtåliga hårdvara som skrivartillverkare lägger i sina MFP:er.
Detta beror på att ett pappersark kan se smidigt ut för de flesta, men när en miljon ark passerar genom en skanner har det en liknande effekt som att låta sandpapper skannas upprepade gånger.
Raven Scanner Pros robusta mekanik undviker några av dessa problem, även om de flesta användare lätt kan missta den här hårdvaran för en liten fax.
Ur förpackningen kräver maskinen bara att dokumentmataren läggs till och att strömförsörjningsenheten är ansluten för att vara klar att användas.
Utöver strömförsörjningen och kabeln tillhandahålls även en USB-linje och en bläckdyna med ordet "Scanned".
Ett sätt att använda skannern är att använda den 8-tums pekskärmen på framsidan av skannern som överskrider multifunktionsskrivarnas men dominerar denna hårdvara.
Den här skärmen är stor och ljusstark, men den har ett problem med betraktningsvinkeln där det är ganska svårt att se när du sitter framför skannern. Det är lättare att se stå upp.
Intressant nog är ett av de tillgängliga tillbehören ett skannerstativ som ökar vinkeln, och att använda denna artikel (29.85 €) skulle kunna fixa det.
Även om du kan använda den här maskinen med en USB-ansluten eller nätverksansluten dator, fungerar den också isolerat om du anger ett WiFi-lösenord eller ansluter en LAN-kabel för att ge den åtkomst till Internet.
En internetanslutning krävs för att komma åt Android-systemuppdateringar, men också för att skicka skanningar till molnet eller e-postdestinationer.
När du först ansluter din skanner till Internet kan du registrera dig för ett konto hos Raven som låter dig komma åt Raven Cloud från maskinen och via webbåtkomst.
Raven Cloud är en av de möjliga destinationerna för skannade dokument, och du kan konfigurera dem, vilken typ av skanning som behövs och kvaliteten från pekskärmsgränssnittet.
När vi först matade vårt recensionsmaterial identifierade det att en uppdatering behövdes, och under den uppdateringen avslöjade det att operativsystemet är Android. Inte för att du kan installera appar på det här systemet, men det visar att pekskärmen är en Android-surfplatta med ett anpassat gränssnitt.
Alla dessa funktioner kan också utföras utanför skannern med hjälp av Raven Desktop-applikationen. Denna funktion gör det enkelt att dela upp skanningsarbetet mellan en person som laddar upp och laddar ur dokumenten och en annan som sköter skanningen. Detta är ett mycket effektivare sätt att hantera arbete och bibehålla högre skanningsprestanda.
Ur ett skanningsperspektiv är denna maskin mycket enkel att distribuera och använda. Upp till 100 ark kan laddas i den övre arkmataren och sedan matas ut framifrån när de matas igenom.
Det verkar vara liten märkbar skillnad i skanningshastighet mellan enstaka och duplicerade, färg, monokrom eller de olika tillgängliga upplösningarna.
Skillnaden ligger i den tid det tar att skicka dem till sin destination baserat på den ökade storleken på skanningarna med högre upplösning och användningen av färg.
Den maximala skanningsupplösningen är 600 dpi, men om du vill spara utrymme och acceptera minskade detaljer kan du välja en skanningsupplösning på 400, 300 eller 200.
Sidor kan grupperas i en enda PDF-fil och organiseras efter mapp om destinationen är lagring. Du kan skanna i JPG-format, men det här formatet tillåter inte att flera bilder kombineras till en fil.
En viktig styrka med detta system är antalet möjliga destinationer som skannade dokument kan ha.
För dem som förlitar sig på molnlagring inkluderar möjliga destinationer Raven Cloud, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, OneNote, QuickBooks Online och SharePoint.
Om avsikten är att behålla filer internt kan även anpassade destinationer baserade på Raven Desktop-datorns filsystem eller annan nätverksdestination användas.
Du behöver inte bara ha en enda destination, eftersom en skanning automatiskt kan gå till flera destinationer.
Dokument kan också bearbetas med OCR i molnet, vilket gör att de kan sökas efter nyckelord som kan hjälpa till att identifiera källan.
Det enda problemet med OCR-lösningen som används här är att den bara fungerar för dokument som skickas till Raven Cloud, eftersom det inte finns någon mekanism för att söka efter lokalt lagrade PDF-filer.
Raven har inkluderat en självfärgande gummistämpel, men vissa konkurrerande modeller har en stämpel inbyggd i sina skannrar för att påskynda denna process.
Vi märker också hur amerikansk mjukvarulösningen är, eftersom pappersstorlekarna inte ens nämner A4 eller A5. Eftersom många utanför USA inte använder papper i Letter-storlek är detta något som måste åtgärdas.
Skanning av hårdvara handlar i första hand om att skanna sidor, men dokumentbehandling handlar också om att hantera dessa dokument, när de väl har skannats.
Arbetsflöde
Imprint
Här är de fullständiga specifikationerna för Raven Pro:
Dokumentmatarens kapacitet: 100 ark
Daglig skanningskapacitet: 6000 sidor
Mått: 12.44 x 8.15 x 7.01 tum
Nätverk: WiFi och Ethernet LAN
LCD-skärm: 8 tums pekskärm
Max Scan DPI: 600
Sidor per minut: 60
Duplexskanning: ja
Skanna till Internet: Ja
Skanna till nätverk: ja
Skanna till USB: Ja
Programvara: Raven Desktop för PC och Mac
Med vilken dokumentbehandlingslösning som helst är målet inte bara att skanna ett dokument. Lika viktig är den ytterligare information som länkar detta dokument till en affärsprocess.
Raven Pro är specificerad för att skanna upp till 6,000 XNUMX sidor per dag, vilket är en betydande mängd skanning som kan göras på en maskin under en dags arbete.
Medan varje sida bara tar en sekund tar det rejäl ansträngning att organisera var innehållet finns och vad som händer, eftersom det inte finns något behov av att skanna dokument och inte kunna hitta det du behöver senare.
Raven har en OCR-bearbetningsfunktion som kan indexera innehållet i ett dokument, så att det kan söka efter dessa ord. Det är en bra start och uppskattat, men det är bara en liten del av den större processen.
De flesta företag som använder dokumentskanning har en specifik mekanism för att länka dessa dokument till en viss kontakt eller uppgift.
Ravens inställning till detta krav kallas ett "arbetsflöde" och olika arbetsflöden kan nås från Raven Desktop-applikationen. Ett Raven-arbetsflöde definierar vilken typ av dokument som kan förväntas, definierar kvaliteten på skanningen och destinationen för dessa filer när de väl har skapats.
Det fina med dessa definitioner är att du också kan anpassa namnen på de filer och mappar som de skickas till, samtidigt som du fortfarande har flera destinationer.
Därför är det möjligt att skanna ett dokument och skicka en kopia till en lokal server samt Raven Cloud, samt att mailas till en specifik adress.
Detta är en användbar funktion och en av anledningarna till att använda Raven Desktop-appen istället för skannerns pekgränssnitt.
Detta är dock inte den riktiga definitionen av "arbetsflöde" i detta sammanhang, eftersom det inte förstår hur dokumentet skulle kunna vara startpunkten för en intern affärsprocess.
För fullständig integration måste dokumentskanning vara kopplad till en extern databas eller CRM-lösning, och skanningsteamet måste tagga varje dokument på något sätt för att skapa den länken.
Helst skulle detta kunna identifiera ett noterat kontonummer eller referens, men Raven-systemet har inget sätt att använda OCR på detta sätt.
Vi märkte också att även om Raven Pro-skannern kan ta emot 100 sidor på mataren, så finns det inget sätt att berätta för systemet att det till exempel är tio olika dokument med skiljesidor mellan baksidan.
Skannern kan sägas att ignorera vita utrymmen, men den kan inte använda dem för att identifiera en ny uppsättning dokument, och det är en olycklig utelämnande. Vad Raven-användare måste göra är att inte avvisa tomma sidor och sedan använda dem som en guide för att sedan beskära sammanslagna PDF-filer i Raven Cloud.
Det är en klumpig metod som kan förbättras dramatiskt med möjligheten att lansera ett nytt dokument på en tom sida eller en sida med en speciell symbol, men det är för närvarande inte ett alternativ.
Och även om Raven Desktop-applikationen stöder många syften, är det den inte erbjuder databasinteraktioner som skapar en post för att initiera ett system för att hantera korrespondens när ett brev tas emot och kan kräva ett snabbt svar.
De flesta CRM:er har...