Under 2019 arbetade 50 % av de anställda globalt utanför sitt kontor i minst två och en halv dag i veckan, och i Storbritannien tror 70 % av de anställda att flexibelt arbete gör arbetet enklare. vara mer attraktivt. Medan företag har gjort goda framsteg mot flexibelt arbete, kan de senaste händelserna ha inneburit att vissa företag snabbt har varit tvungna att byta till flexibelt arbete snabbare än väntat. För att en mer olik arbetsstyrka ska kunna arbeta effektivt måste människor ha kunskap och färdigheter för att få ut det mesta av arbetet utanför den traditionella kontorsmiljön, samt tekniken och verktygen för att göra det. plats att stödja dem. Distansarbetare och arbetsgivare måste överväga fyra nyckelområden:
Var inte rädd för att "överkommunicera"
När du är borta från kontoret kan du glömma att hålla dina lagkamrater eller chefer informerade. Istället för att ha en "out of sight, out of mind" mentalitet är det avgörande att regelbundet checka in och ställa frågor om något inte är klart. Du kan dela att-göra-listor i början av dagen eller ha ett teamsamtal vid lunchtid för att komma ikapp och arbeta med insikten att kommunikation är bättre än att glömma att dela med dig av vad du gör. Att använda ett system för snabbmeddelanden är ett bra sätt att dela ett snabbt meddelande, eller ännu bättre, ringa ett videosamtal. Som sociala varelser är det viktigt för oss att se uttrycken och känslorna hos dem vi kommunicerar med, och om vi fattar ett beslut eller delar ett skämt, kommer det att avsevärt höja moralen hos en avlägsen om vi tittar på reaktionen från en kollega. och ditt humör.
Upprätthålla arbetsrelationer
Regelbunden kommunikation är också ett sätt att säkerställa att distansarbetares insatser uppmärksammas och belönas när de inte är fysiskt på kontoret. Motivations- och produktivitetsnivåerna kan sjunka om teammedlemmarna inte uppmuntras och uppskattas för sina ansträngningar. Det kan också vara svårare att upprätthålla nära arbetsrelationer med distanskollegor, så uppmuntra anställda att ta sig tid att låta dem veta att de finns tillgängliga för att hjälpa till om det behövs. Att bara fråga hur en kollegas dag går eller att ringa videosamtal för en "digital kaffe" eller ett informellt möte kan hjälpa dig att hålla kontakten med dina kollegor. Och om bristen på öga mot öga-interaktion känns som ett hinder för att bygga relationer, kan våra vänners videosamtal vara ett bra sätt att ta igen förlorad tid för enkla, avslappnade samtal.
Känn din teknik
Helst skulle du vilja se till att alla anställda är medvetna om sin teknik så snart flexibla arbetsmodeller implementeras. Om de anställda inte har kunnat träffa dem i tid kan det vara bra att introducera "power users" för vänliga, lättillgängliga kollegor som har identifierats som teknikförespråkare. Dessa erfarna användare kan svara på alla frågor de kanske är för blyga för att ställa IT, eller visa dem smarta funktioner som dramatiskt kan öka produktiviteten. Det bör också verifieras att distanspendlare har allt de behöver för att vara så produktiva och bekväma som möjligt, till exempel ergonomisk kringutrustning. Till exempel kan en vertikal mus eller ett tangentbord med en handledsdyna göra datoranvändare mer bekväma och säkerställa att alla kan behålla den produktivitetsnivå de skulle få på kontoret. Varierar från person till person – Det finns inget som heter en "en storlek passar alla", så ta dig tid att förstå vad varje anställd behöver.
Gör videosamtal effektiva
Video- och konferenssamtal är en viktig del av distansarbete, vilket gör det möjligt för människor att kommunicera på ett sätt som mer efterliknar kommunikation ansikte mot ansikte och stödjer samarbete. Som ett resultat måste alla inblandade veta hur man ansluter, aktiverar sin kamera och ljud, ramar in kameran på rätt sätt i ögonhöjd och i en stilren miljö och tystar högtalarna när de inte talar. . Annars finns det risk för försening av möten, förvirring kring deltagarna och personerna som pratar med varandra. För att mötet ska bli snabbt och produktivt är det också viktigt att se till att alla har en stark och stabil internetuppkoppling för att undvika överföringsförseningar. Det är också god praxis att cirkulera och hålla sig till en agenda i förväg, och att utse någon att leda mötet för att ge struktur för samtalet och minimera diskussioner. mellan deltagare Slutligen, se till att deltagarna ger varandra extra tid för att se till att allt ovan är gjort innan mötet börjar. Förseningar av samtal kan vara frustrerande för andra och pinsamt för den skyldige. Avlägsna och flexibla arbetsalternativ har potential att vara produktiva och effektiva för de anställda och har i den nuvarande situationen gett många tjänsteföretag en livlina genom att underlätta kontinuiteten i deras tjänster. De tidigare stegen måste dock beaktas för att detta arbetssätt ska bli effektivt. Det är viktigt att se till att anställda förstår hur man använder och maximerar den teknik som behövs för att samarbeta och upprätthålla kommunikationen när de inte arbetar ansikte mot ansikte; annars kan produktiviteten och motivationen bli lidande. Anne Marie Ginn är ansvarig för EMEA-videosamarbete på Logitech