Skrivaren på ditt kontor har en förvånansvärt lång livslängd. Beroende på hur dina anställda använder det, hur komplexa utskriftsjobben är, vilken typ av förbrukningsmaterial och bläck som används och ditt underhållsschema, kan du förvänta dig att de flesta moderna skrivare håller i år eller år.
Lyckligtvis finns det ett sätt att förlänga skrivarens livslängd genom att följa några bästa praxis, av vilka några har erkänts som effektiva, men också några som kan överraska dig.
Vi förväntar oss att alla märken och modeller av skrivare är designade för att hålla, men vissa åtgärder bör vidtas så att anställda inte skriver ut ytterligare uppgifter i onödan, så att hackare inte orsakar lika mycket skada på distans (vilket till och med kan göra skrivaren oanvändbar) och anställda kan använda maskinen på bästa sätt utan att försöka skriva ut på ett sätt som kan orsaka skada.
- Läs vår recension av Xerox VersaLink C405 här
- Läs vår recension av Xerox VersaLink C500DN här
1. Använd papper av hög kvalitet.
En av de smartaste strategierna för att förlänga livslängden på en skrivare är att använda papper av hög kvalitet.
Detta säkerställer inte bara att papperet inte fastnar i skrivaren och skadar den, utan att bläcket kommer att fästa på papperet och skriva ut effektivt. Papper av låg kvalitet tenderar att gå sönder eller orsaka bläckproblem som kan vara skadliga under lång tid.
Det viktigaste är att det är lättare för skrivhuvuden och bläckpatroner att använda papper av högsta kvalitet.
2. Använd endast bläckpatroner av hög kvalitet
Det är frestande att använda olika märken av bläckpatroner med vilken skrivare som helst. Ett papper av medelmåttig kvalitet kommer att vara källan till katastrof.
Varje skrivare drar fördel av användningen av högkvalitativa förbrukningsvaror. När bläcket är specifikt tillverkat av tillverkaren eller officiellt godkänt betyder det att det är mindre sannolikt att bläcket rinner in i skrivaren eller skadar skrivhuvudena.
Tillsammans med högkvalitativt papper kan du förvänta dig att en skrivare håller mycket längre.
3. Avtal med en leverantör om en reguljär tjänst
Regelbundet, schemalagt skrivarunderhåll har två huvudsakliga fördelar.
En av de uppenbara fördelarna är att göra reparationer, rengöra enheten och se till att firmwaren är uppdaterad. En välskött skrivare håller längre.
Den andra fördelen är att schemalagt, schemalagt skrivarunderhåll är idealiskt för att upptäcka återkommande problem. Reparationspersonal kan undersöka problem som kan orsaka skada (kort eller lång sikt) och åtgärda problem som kan förkorta skrivarens livslängd.
4. Använd kortare vilolägestider
Ett annat tips för att förlänga livslängden på en skrivare är att överväga att använda en inställning för att sätta enheten i viloläge tidigare. Vissa enheter låter dig ställa in hur lång tid det tar innan skrivaren går i viloläge, och andra låter dig till och med ställa in om skrivaren bara ska dämpa skärmen. sedan går den in i fullständigt viloläge.
Med denna inställning är det möjligt att ställa in intervallet, till exempel att gå in i viloläge efter fem minuter eller efter 20 minuter. Att använda ett kortare intervall i viloläge kan hjälpa enheter att hålla längre eftersom de inte får ström, vilket innebär att alla interna delar inte förbrukar ström och kör mindre. att kräva reparationer.
(Bildkredit: Shutterstock.com)
5. Förbättra din process för automatisering av arbetsflöden
Detta kan tyckas orelaterade, men en smart process för automatisering av arbetsflöden kan förlänga livslängden på en skrivare. Anledningen är att denna process bör utformas för att hjälpa anställda att få ut det mesta av sin företagsutskriftsinfrastruktur, koordinera jobb, optimera dem för produktion och till och med eliminera slöseri. ytterligare utskriftsjobb. Ju mer anställda vet vad som ska skrivas ut och hur det ska organiseras, desto mindre kommer skrivaren att behöva arbeta.
Här är ett exempel på hur det fungerar. Låt oss säga att ditt företags marknadsavdelning skapar en ny broschyr. En process för automatisering av arbetsflöden kommer att hjälpa anställda att organisera dokument, definiera sin vision för slutproduktion och koordinera teamutskrifter. Detta innebär att slutresultatet inte kommer att belasta skrivaren (eller tillbehör) lika mycket.
6. Utbilda anställda att använda skrivaren.
Ett annat tips relaterat till en skrivares liv är personalutbildning.
Vi har alla sett detta förut: ett utskriftsjobb är felaktigt konfigurerat och en anställd vet inte vilka inställningar som ska användas, vilket kan orsaka skador eller problem på enheten.
Genom att utbilda anställda i hur man använder skrivaren lär du dig vilka funktioner du ska använda och hur du får ut det mesta av enheten, men du kommer också att öka enhetens livslängd eftersom de flesta (om inte alla) enheterna kommer att ställas in. upp för utskriftsjobb. korrekt.
Den extra fördelen är att anställda som vet hur man använder en skrivare faktiskt genererar färre utskriftsjobb, vilket förlänger skrivarens livslängd.
7. Upprätthåll skrivarens säkerhet.
Du kanske inte tror att säkerhet är relaterad till skrivarens livslängd, men de två är relaterade. När du uppdaterar firmware, upprätthåll nätverkssäkerheten och se till att hackare inte kan bryta en enhet. Det betyder också att du säkerställer att den håller längre.
Anledningen är att om det finns en lucka i skrivaren kan skrivaren behöva plockas isär eller till och med förstöras som en del av säkerhetsprotokollen.
Dessutom, om du upprätthåller säkerhetsåtgärder, betyder det också att hackare inte kan komma in i skrivaren på distans och skada enheten eller göra den oanvändbar.
I allmänhet hjälper dessa steg till att säkerställa att en skrivare inte används olämpligt eller på ett sätt som inte belastar enheten i onödan. Du kommer att upptäcka att välutbildade medarbetare kommer att få ut det mesta av funktionerna och inställningarna. Genom att använda papper och bläck av hög kvalitet kan du förlänga livslängden på vilken skrivare som helst. Detta gör den initiala investeringen i tryckteknik ännu mer värdefull för alla företag.