Elektronisk fakturering är det bästa sättet att göra affärer. Billigare, snabbare, mindre felaktig, integreras direkt i din redovisningsprocess och är mer miljövänlig än digital fakturering och pappersfakturering. Elektroniska enheter anslutna till internet finns i överflöd. Med detta sagt är vissa operationer och processer som normalt utförs manuellt mer än troligt datoriserade. Genom att datorisera manuella processer kan du i allmänhet effektivisera din verksamhet och att du kan arbeta med maximal effektivitet, och att skicka fakturor är inget undantag.
vad är en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura är elektronisk under hela sin livscykel. Det innebär att skapande, frakt, betalning och finansiell redovisning sker genom ett datorsystem från början till slut. Detta ska dock inte förväxlas med en digital faktura, som helt enkelt är en skannad pappersfaktura, troligen i .PDF-format. Elektroniska fakturor skiljer sig från digitala fakturor eftersom de kräver att mänskliga arbetare registrerar information på fakturor – det är en manuell process, inte en helt elektronisk/datoriserad process. Även om den generiska termen är "faktura", hänvisar en elektronisk faktura eller e-faktura till inköpsorder, debetnota, kreditnota, betalningsvillkor och instruktioner och helt elektroniska betalningskuponger, förutom fakturor. Vanligtvis är en e-faktura skickas som en .XML- eller .CSV-fil. Elektroniska fakturor kan dock komma i många filformat eller webbformulär. Till exempel erbjuder CurrencyPay en e-faktureringsportal där användare skickar sina fakturor via e-post med inbäddade betalningslänkar. Dessa länkar låter dig betala räkningar med ett klick.Fördelar med elektronisk fakturering.
När du jämför e-fakturering med traditionell pappersfaktura eller digital fakturering, som egentligen är pappersfakturering, kan du se att e-fakturering överträffar traditionella faktureringsmetoder inom flera prestationsområden: Kostnad Genom att använda en e-faktura kan du spara mycket pengar jämfört med till pappers- och digitala fakturor. Genom att använda en digital faktura behöver du inte längre betala för papperet som dina fakturor är tryckta på och inte heller porto som krävs för att skicka dina fakturor till dina kunder. När det kommer till en digital faktura sparar en e-faktura dig pengar eftersom det tar kortare tid att lägga in dina uppgifter i bokföringen. En digital faktura kräver alltid datainmatning av en anställd, en tråkig bedrift som en anställd måste få betalt för (tid är pengar!). Till exempel, 2013, uppskattade det amerikanska finansdepartementet att om e-fakturering implementerades i alla federala regeringskontor, skulle det kunna minska kostnaderna med 50 % och spara 450 miljoner euro per år, och det är troligt att statistiken har ökat sedan rapporten. har publicerats (2013). effektivitet Användare av e-fakturering upplever i allmänhet att e-fakturering gör deras verksamhet, och deras kunder, effektivare och enklare. E-fakturor kan automatiseras för att skicka återkommande fakturor, din kund kan betala dem med ett musklick och som regel överförs e-fakturor direkt till dina bokföringsböcker, vilket eliminerar tidskrävande data. ibland dyr inträdesprocess. När Vantage Finance General Manager Kevin Halverson började använda elektronisk fakturering inom sitt företag fann han att hans faktureringsprocessen hade blivit mer effektiv. "Målet har alltid varit att göra det lättare att finansiera och flytta pengar för företag och konsumenter", sa Halverson. "Och Currencys e-faktureringsfunktioner har gjort det möjligt för Vantage att inse detta: "Istället för att ringa var och en av mina kunder och samla in kortinformation kan jag nu skicka en faktura som kan betalas och behandlas av min kund." direkt via e-post. Enligt Halverson har e-fakturering effektiviserat deras faktureringsprocesser genom att eliminera steg och utnyttja vardagliga kommunikationsmetoder (e-post) för att göra faktureringsprocessen mer användarvänlig.
(Bild: © Bildkredit: Pixabay) Speed Elektroniska fakturor kan skickas, tas emot, betalas och regleras många gånger snabbare än pappers- och digitala faktureringsmetoder; Den hastighet med vilken dessa processer sker kan avsevärt minska tiden det tar för din fakturainformation att integreras i ditt ekonomisystem. Ofta laddas informationen i e-fakturaformat helt enkelt ned eller synkroniseras automatiskt till dina bokföringssystem. Detta eliminerar tiden (och priset) det tar för en anställd att manuellt mata in data. Noggrannhet Det är mer sannolikt att elektroniska fakturor är korrekta än pappersfakturor och digitala fakturor. När du använder en e-faktura har faktureringsprocessen färre steg och därför mindre friktion. När en anställd är ansvarig för att mata in och överföra data, såsom i digitala och pappersfaktureringsmetoder, kan ett fel uppstå i flera steg, till exempel vid skapande av faktura, betalning till Kunden och datainmatning. Men när du använder en elektronisk faktura finns det bara en punkt där du kan göra ett misstag: under den första skapandet av fakturan. Sammantaget minskar användningen av en elektronisk faktura risken för fel i din faktureringsprocess och bokföring. Miljövänligt Att använda elektroniska fakturor är bättre för miljön än att använda pappersfakturor. Det är känt att tillverkningen av pappersprodukter bidrar avsevärt till avskogningen. Som ett resultat kommer användningen av en papperslös faktureringsmetod att visa att ditt företag har tagit sitt sociala ansvar för att bevara miljön.