Covid-19-pandemin var utan tvekan en ovanlig händelse. Men vi kommer nog att se fler sådana kriser i framtiden. Hur framgångsrikt vi hanterar dem kommer att bero på vad som händer och hur politiker och företagsledare reagerar. En sak är klar, och det är att flexibilitet och framförhållning kommer att behövas när företagen tar reda på vad som kommer härnäst.
Till exempel för ett år sedan verkade det klart att praktiskt taget alla med kontorsjobb skulle hålla sig borta, så företag insåg att de behövde informella samarbetsutrymmen på plats som var små och intima. (Dessa kallades ofta mötesrum.)
Nu pratar företag om stora konferensrum igen, eftersom de förväntar sig att folk kommer tillbaka till kontoret i massor, till stor del för att de aldrig tog upp problemen som följde med övergången till distansarbete. Dessa frågor inkluderar arbetare som känner att de inte har samma möjligheter som anställda på plats och chefer som inte vet hur man hanterar distansanställda eller helt enkelt inte litar på att de ska utföra sina jobb.
Även om en del av problemet kan vara dålig chefsutbildning, lämnar vi det till en annan dag. Men när det gäller att skapa samarbetsutrymmen för kontorsanvändning och hybridarbetare, finns det några saker som IT-beslutsfattare och företagsledare måste tänka på.
flexibilitet är nyckeln
Jag har bevakat videokonferenser och samarbete sedan slutet av 1980-talet. Det har funnits en återkommande cykel: Företag blir entusiastiska över en teknik, investerar i den och tappar sedan intresset till den punkt där leverantörer lämnar marknaden och lämnar kunderna exponerade. .
Det finns sätt att kringgå detta, om du planerar smart.
Först, när du väljer en leverantör av videokonferenser, välj en som sannolikt kommer att överleva nedgångar på marknaden så att den finns där när du behöver den. När du sedan överväger dina plattformar och mjukvara, vill du se bortom pris, användarvänlighet och enkel konfiguration för att se hur brett och flexibelt allt är. (I stora drag menar jag hur många videokonferenserbjudanden som fungerar.) Alla kommer inte att stanna kvar på den här marknaden och att ha dyr hårdvara som bara stöder en plattform som inte längre existerar är... mindre än önskvärt.
Interoperabilitet är också viktigt. Ett rikt ekosystem av kringutrustning ger alternativ i händelse av att en leverantör lämnar marknaden, vilket gör det mer sannolikt att systemet kommer att fortsätta att fungera, och du kommer att ha fler alternativ om du bestämmer dig för att byta ut det.
Och du borde bli liten. Istället för att ha enorma konferensmonitorer designade för stora lokaler, överväg mindre flerskärmsuppsättningar. Denna typ av installation kan delas upp, om det behövs, och flyttas till mindre rum om det är mer meningsfullt än en stor installation. Det är också viktigt att hålla komplexiteten låg, eftersom det minskar supportkostnaderna och (förhoppningsvis) innebär mindre krångel för användarna.
Slutligen, och detta går utöver det enkla valet av teknik, ta en titt på hur dessa rum används och vilka besparingar du förväntar dig (i termer av resekostnader och produktivitetskostnader). På så sätt kan du bygga långsiktiga policyer som fortsätter att garantera att investeringen skyddas.
Återgå till framtiden?
Videokonferenser har varit ett avgörande sätt för företag att fortsätta vara igång sedan pandemin slog till 2020. Nu när fokus på pandemin har avtagit verkar det som att vi sakta kommer tillbaka till där vi är idag (med vissa företag som rör sig snabbare än andra). ). 'andra). Detta ändrar inte bara hur videokonferensutrymmen ska ställas in, utan också om de kan användas.
Som företag (och arbetare) har lärt sig är kostnadsfördelarna med dessa kameror i form av minskade rese- och transportkostnader betydande. Bara det borde motivera dess fortsatta användning, men bara om dessa besparingar fångas upp och tas med i beslut om huruvida folk ska återvända till kontoret.
Sammanfattning: Inte bara är vi inte klara med den här pandemin, utan vi kommer sannolikt att ha andra i framtiden. Därför är det viktigt att utveckla en långsiktig fjärrstrategi nu som inkluderar välplanerade videokonferens- och samarbetsutrymmen, ledarutbildning och fjärrhanteringsverktyg.
Målet är att säkerställa att distansanställda får den kontakt- och relationsbyggande tid de behöver och att företag uppnår ett stabilt, hållbart tillstånd där alla kan arbeta tillsammans, oavsett vad som händer i världen.
Copyright © 2022 IDG Communications, Inc.