Många arbetare runt om i världen arbetar nu på distans på grund av covid-19-pandemin. För vissa människor var övergången sömlös: kanske arbetade de redan hemifrån deltid eller heltid, eller njöt av att inte behöva utstå en lång daglig pendling till kontoret. Andra kan ha svårare att byta. För det första var de inte tekniskt utrustade för att förvandla sitt hem till en arbetsplats.
Som du säkert har upptäckt har att arbeta på distans faktiskt många fördelar, inklusive ökad produktivitet och en bättre balans mellan arbete och privatliv. Men innan du kan ta del av belöningarna måste du vara utrustad med rätt programvara - öppnas i en ny flik - och verktyg för din hemarbetsyta.
Här är några av de viktigaste verktygen och programmen du bör ha till ditt förfogande, oavsett vad du försörjer dig på.
Material
Det kan låta lite grundläggande, men det är en viktig utgångspunkt: Du behöver grundläggande hårdvara för din fjärrarbetsyta, inklusive en fungerande stationär eller bärbar dator, pålitligt Wi-Fi och en smartphone. Beroende på ditt jobb kan du också behöva en skrivare, skanner, fast telefon och annan utrustning. Till exempel, om du är en grafisk designer, vill du förmodligen kunna skriva ut korrektur.
Om du inte redan har dessa enheter och de är viktiga för ditt jobb, kommer din arbetsgivare sannolikt att betala för dem eller ersätta dig för den specialutrustning du behöver köpa när du arbetar på distans. Även om de inte gör det är dessa verktyg en bra investering som kommer att tjäna dig väl i framtiden, även när de återstående beställningarna tar slut.
Microsoft Office 365
Du använder förmodligen redan många aspekter av Office, inklusive Word, Excel, Outlook och möjligen PowerPoint. Dessa program är praktiskt taget obligatoriska för alla kontorsjobb, såväl som för jobb där du inte sitter framför datorn hela dagen, och de ingår i plattformen.
Det finns andra funktioner som kan vara särskilt användbara för distansarbete, inklusive Microsoft Teams, som låter dig samarbeta med dina kollegor via meddelanden, liveredigering, fildelning, chattar, etc. Detta är särskilt användbart när du inte har tid ansikte mot ansikte med de kollegor du vanligtvis träffar varje dag.
Projektledningsverktyg är användbara även när du arbetar på kontoret med dina kollegor, men de är särskilt viktiga när du behöver hålla reda på projekt på distans. Trello låter dig till exempel tilldela gruppmedlemmar uppgifter, ställa in förfallodatum och mer. Den bildliga layouten använder ett system av kort som du kan flytta runt i olika kolumner och låter dig se projektets övergripande framsteg.
Många andra populära projektledningsplattformar är också tillgängliga, inklusive Monday, Asana, Basecamp, Wrike och många fler. Vissa är gratis på sina mest grundläggande plannivåer, och de flesta har betalalternativ för större team eller ytterligare funktioner.
cloud computing
Cloud computing-plattformar återskapar i huvudsak din arbetsmiljö i ett virtuellt utrymme, och tillhandahåller lagring, applikationshantering, dataanalys, säkerhet, support och mer. Dessa lösningar är skalbara när du behöver lägga till resurser och tjänster, tillgängliga för användare som behöver samarbeta på distans och ofta överkomliga.
Det finns många alternativ för cloud computing-plattformar, men stora leverantörer inkluderar Amazon Web Services, Google Cloud, IBM Cloud, Microsoft Azure, Alibaba och Oracle Cloud.
Videokonferenser och chattplattformar
Som du säkert redan vet är det viktigt att hålla kontakten med dina kollegor under pandemin, såväl som under "normala" omständigheter, för ett optimalt samarbete. Det är också enklare än någonsin tack vare tekniken. Med plattformar som Zoom och Webex kan du fortsätta att ha regelbunden tid ansikte mot ansikte, antingen en-mot-en eller med hela ditt team.
För mindre formell kommunikation, som en snabb incheckning, prova verktyg som Slack eller Rocket.Chat. Denna app låter dig skicka direktmeddelanden eller chatta över kanaler, som inkluderar team eller utvalda grupper av människor. Du kan till och med skicka och dela filer över flera av dessa plattformar, och vissa låter dig även byta till video- och ljudkonferenser när du behöver det.
Cybersäkerhetsverktyg är inte bara viktiga för att skydda din egen information och integritet, utan är särskilt nödvändiga när du kommer åt potentiellt känsliga företagsfiler och data. När allt kommer omkring vill du inte utsätta dig själv eller din organisation för risk. Dessa verktyg är viktiga oavsett var du arbetar och är viktiga för ditt hemmakontor.
Ett verktyg du bör ha i din repertoar är ett virtuellt privat nätverk (VPN). En VPN skyddar din integritet genom att etablera ett privat nätverk och dölja din IP-adress när du ansluter till Internet. Du kommer att kunna dölja din plats och andra data, så att du kan surfa anonymt på Internet. Detta är särskilt viktigt när du kommer åt offentliga nätverk, till exempel Wi-Fi-hotspots, som gör dig särskilt sårbar.
Cybersäkerhetsprogramvara är naturligtvis också viktig: den skyddar dina enheter från hot som skadlig programvara och hackare. Du kan också ställa in ett tvåfaktorsautentiseringssystem. Det innebär att du måste tillhandahålla två former av bevis på din identitet, som att ange ditt lösenord och en kod som skickas till dig via e-post eller SMS.
Det finns många andra typer av mjukvara och hårdvara som du kan behöva beroende på vilken typ av jobb du har. Människor som arbetar i kreativa branscher kan till exempel behöva Adobe Creative Cloud. Finansiella rådgivare, å andra sidan, skulle kunna använda ett program som Money Tree. Men de som listas här är grunderna som behövs av de flesta arbetare i alla branscher, oavsett om det är en mjukvaruutvecklare eller en skrivbordsadministratör.
Om dessa program och verktyg inte redan är konfigurerade på dina enheter, kontrollera med din arbetsgivare. De kan förse dem med installationen, som ofta kan göras på distans, betala dem eller ersätta dig för kostnaden. Även om de inte gör det, bör du ändå anstränga dig för att ha dessa verktyg i din arbetsmiljö - du kommer att använda dem om och om igen för många ändamål, oavsett ditt jobb eller din organisation.
Malcom Ridgers, Bairesdev (öppnas i en ny flik)