Ahora es casi un cliché sugerir que 2020 ha sido un año como ningún otro. Desde bloqueos nacionales completos hasta limitaciones generalizadas en la interacción social, es difícil imaginar cómo alguien, en cualquier lugar, no se ha visto afectado de una forma u otra.
Para las empresas, las oficinas de planta abierta con equipos que trabajan cerca son simplemente incompatibles con las medidas necesarias para limitar la propagación de una pandemia. Así, de acuerdo con los requisitos legales de muchos países, las empresas han tenido que afrontar la difícil tarea de trasladarse a un entorno donde los empleados trabajen de forma remota.
Además del desafío de mantener la productividad, las empresas han tenido que adaptar su seguridad para adaptarse a una fuerza de trabajo remota. Es posible que algunas empresas ya hayan adoptado medidas, pero muchas otras se han enfrentado a este desafío sin ninguna preparación.
Sobre el Autor
David Clarke es miembro de Kingston Cognate
A medida que la situación persiste, es posible que muchas empresas no sean conscientes de los riesgos a los que están continuamente expuestos y no hayan tomado las medidas adecuadas para identificarlos y mitigarlos.
Además, todas las empresas siguen sujetas al RGPD y, por ley, deben tomar medidas para proteger los datos de los usuarios. Sin embargo, nadie pensó en una pandemia que condujera a un trabajo remoto generalizado cuando se consideró inicialmente el RGPD.
Sin embargo, la necesidad de proteger los datos del usuario no ha desaparecido y el trabajo remoto puede facilitar la manipulación accidental de los datos del cliente. Dado que es probable que la tendencia de trabajar desde casa continúe incluso después de que la pandemia finalmente haya pasado, este puede ser el mejor momento para que cualquier empresa considere la estrategia y el procedimiento para el trabajo flexible, y parte de eso es comprender los riesgos que puede implicar. Y qué se puede hacer al respecto.
El mundo del trabajo ha cambiado y el concepto de seguridad de "mantener una pantalla y un escritorio despejados" se ha convertido ahora en "mantener un entorno despejado".
Problema imprevisto
El uso obligatorio de VPN corporativas es un primer paso típico hacia el trabajo remoto seguro. Pero ese es solo un aspecto de trabajar de forma remota, y hay más riesgos potenciales a considerar, no todos los cuales son técnicos.
Por ejemplo, los datos que caen en las manos equivocadas no se limitan solo a correos electrónicos y unidades USB perdidas. Incluso en 2020, pocos trabajos son realmente sin papel y es probable que la información confidencial termine imprimiéndose desde un documento PDF o Word.
Es más fácil controlarlos en una oficina tradicional con almacenamiento seguro y trituración de papel, pero es poco probable que los empleados tengan estas instalaciones en casa.
Los materiales impresos realmente sensibles deben guardarse en una caja cerrada con llave anticuada y debe pensar en una trituradora de papel para uso doméstico, que cumpla con la norma DIN-32757-1.
Pero los riesgos no se limitan a los documentos. Todos hemos cambiado las salas de reuniones físicas por videollamadas en Zoom o Microsoft Teams, y eso está causando todo tipo de problemas.
En un entorno doméstico compartido con otros adultos que trabajan, es muy posible que dos personas participen en una videoconferencia en la misma sala al mismo tiempo. El audio de una conversación se puede escuchar en otra y puede incluir información confidencial que ahora se transmite a las personas de una organización no conectada.
Algunas empresas también pueden requerir que se graben todas las llamadas de video y audio, lo que significa que la información se puede recopilar y luego almacenar en un servidor sobre el cual usted no tiene control.
Del mismo modo, los altavoces inteligentes ahora son un elemento doméstico diario, pero también están grabando sonido constantemente. Su reunión privada podría terminar siendo archivada por Amazon o Google.
Vale la pena usar auriculares con software de cancelación de ruido para evitar esto. Los altavoces inteligentes también deben desactivarse durante las llamadas, ya sea manualmente o mediante tecnología de control.
Separación trabajo-vida
Uno de los cambios más evidentes en la rutina del trabajo desde casa es el fin de los desplazamientos diarios y la separación física de la vida familiar y laboral. El trabajo remoto ha unido nuestras vidas personales y profesionales donde antes se hubieran quedado atrás, y eso puede causar problemas.
Dependiendo de si una organización emite dispositivos específicamente para el trabajo remoto, las computadoras portátiles de la familia pueden terminar siendo utilizadas con fines comerciales, lo que puede hacer que otros miembros del hogar accedan al mismo dispositivo para tareas sin relacionado con su trabajo. Existe un alto riesgo de que los miembros de su familia puedan acceder sin querer a documentos o comunicaciones (como correos electrónicos) que contienen información confidencial.
La solución depende del uso de alguna forma de cifrado. Mantener los documentos de trabajo fuera de la unidad del sistema de una computadora o de las carpetas de documentos y usar una unidad USB encriptada y protegida con contraseña es el equivalente digital de usar un maletín cerrado para documentos impreso.
Con el cifrado de hardware con certificación FIPS, puede estar seguro de que los datos están seguros en todo momento, lo que le permite transportarlos a otra ubicación y no preocuparse por el riesgo de acceder a esos datos si el dispositivo está perdido accidentalmente.
Algunos productos USB encriptados también tienen códigos serializados que permiten a los administradores de TI saber quién tiene acceso a archivos específicos, lo que ayuda a localizar y minimizar las consecuencias si se filtra información confidencial.
También tenga en cuenta que compartir la pantalla con sus compañeros de trabajo puede revelar involuntariamente información sobre usted que normalmente nunca descubrirían. Las pestañas del navegador, los marcadores, las fotos personales y el historial web dicen mucho sobre una persona y pueden mostrarse en una pantalla dividida.
En este caso, es una buena idea confiar en un entorno virtual para fines laborales. Esto puede ser en la nube, con una PC virtual, o localmente, usando una máquina virtual. Una solución más fácil (y quizás menos eficiente) es tener una cuenta de usuario separada en su PC que solo se use para trabajar.
Elige lo que revelas
Por último, sepa siempre que una videollamada puede revelar más de lo que desea compartir. Si tiene libros o artículos personales en exhibición, o simplemente información sobre las organizaciones de las que forma parte, puede generar perfiles negativos que pueden afectar las relaciones comerciales, incluso si estas suposiciones son completamente inexactas.
De forma predeterminada, habilite el "desenfoque de fondo" o las pantallas verdes electrónicas en el software de videoconferencia y utilícelas para cada llamada. Los demás pueden ver los elementos que podría pensar que son completamente inofensivos y no hay mejor manera de ocultarlos que difuminar el fondo.