Covid-19 var den mest störande krisen som påverkade näringslivet, samhället och ekonomin i Storbritannien i fredstidshistoria. Viruset har visat sig vara mer skadligt och dödligt än någon förutspådde för bara några månader sedan. Som ett resultat hade tusentals företag inget annat val än att stänga kontorsdörrar och implementera en omfattande strategi för distansarbete för all personal.
Om författaren Sridhar Iyengar är verkställande direktör för Zoho Europe. Dessutom, på grund av den extremt snabba takten i vilken saker och ting har eskalerat, har många företag i Storbritannien inte haft mer än en vecka eller två på sig att se över hela sin interna operativa strategi, för att gå över till en 100 % distansarbetsmodell. Även om det är sant att flexibla arbetsinitiativ har varit en växande trend hos ett växande antal företag de senaste åren, är tusentals företag helt enkelt inte beredda att förbereda en hel arbetsstyrka för distansarbete.
IT-infrastruktur
Många är i en position där de inte har IT-infrastrukturen och applikationerna för att övervaka verksamheten. De saknar också samarbetsverktyg och teknik för att klara förändringen av distansarbete och är dåligt rustade att omskola personalen i hur de ska använda de nya systemen. Det kan också vara tidskrävande att hantera uppgifter som löner, analys, ekonomi, försäljning samt datasäkerhet och arbetsplatssammanhållning via videokonferens på en halv månad. . En nyligen genomförd undersökning av private equity-företaget Leonne International fann att mer än en fjärdedel av affärsbeslutsfattarna anser att deras företag saknar kvalificerad arbetskraft för att hantera "utbrett och långsiktigt distansarbete för personalen." Samtidigt säger fyra av tio företag att de avser att öka sina IT- och teknikinvesteringar för att stödja sina anställda som arbetar i familjeisolering, och nästan hälften av företagen borde vara mer öppna för samarbete under denna svåra period. . Den goda nyheten är att det finns många tjänster och tekniker tillgängliga för att säkerställa att företag kan fortsätta att fungera relativt smidigt, trots störningar.
Mjukvara som en service
Med moderna utvecklingar inom programvara-som-en-tjänst (SaaS)-kapacitet och molnteknik, till exempel, har världen aldrig varit bättre lämpad att hantera en kris som har begränsat så många människor till sina hem under överskådlig framtid. . En av de tuffaste tiderna för företag som har turen att överleva denna hemska tid och den förestående lågkonjunkturen är nu. Att omskola anställda, vänja sig vid nya tjänster och applikationer och återskapa en fjärrversion av kontorskulturen är halva kampen för att hålla ditt företag produktivt och till och med lönsamt. Att engagera sig i ett "helt nytt" tillvägagångssätt för distansarbete betyder dock inte att du måste spola din företagskultur med badvatten. Faktum är att leverantörer av webbaserade affärsverktyg och mjukvaruutvecklingsföretag har ägnat år åt att se till att deras teknik fungerar så smidigt och säkert som möjligt, vilket gör det möjligt för anställda att sömlöst växla mellan fjärr- och kontorsmiljöer, utan att grumla eller störa företagskulturen eller kommunikationskanalerna. Teknik kan inte ersätta kultur, men den kan komplettera den. Kultur kan fortfarande främjas på distans och det kan bero på att ett starkt ledarskap sätter tonen och ser till att samma kulturella aspekter främjas i hela företaget. Det är dock fortfarande sant att det kan vara svårt att ta till sig ett stort antal nya tjänster inom några veckor, och det finns ett antal saker som företag och anställda bör tänka på när de implementerar en modell för 100 % distansarbete:
Förstå tekniken
Utan att lära TechRadar-läsare hur man suger ägg är det viktigt att alla dina anställda, kollegor eller till och med chefer är uppdaterade om den teknik som krävs för din affärsverksamhet, och viktigast av allt, om varje typ av teknik. Till exempel, om det inte redan finns på plats, är det viktigt att viktiga beslutsfattare är medvetna om skillnaden mellan Infrastructure as a Service (IaaS), Software as a Service (SaaS) och Platform as a Service (PaaS), vilket krävs enligt erbjudandet och kraven från ditt företag.
Välj enkelhet
Att implementera en strategi för distansarbete måste naturligtvis börja med rätt teknik. Det kan vara så enkelt för verksamhetschefer att välja en mängd olika onlineverktyg eller programvara från en mängd olika leverantörer baserat på användarbetyg. Detta resulterar vanligtvis i ett "Frankenstein-monster" av en IT-infrastruktur, med olika SaaS-applikationer som kör olika tjänster eller funktioner för ett företag. Därför är det omöjligt att visualisera en organisations data på en användbar tidsskala för att fatta strategiska affärsbeslut. Detta bör inte vara fallet och företag bör se till att alla applikationer och programvara kommer från en enda leverantör, på en enda plattform. Användarvänlighet är också en nyckelfaktor att tänka på när man väljer en ny leverantör, särskilt eftersom personalen behöver anpassa sig snabbt och arbeta på distans.
Investera i onlineresurser
En färsk rapport från en brittisk tankesmedja avslöjade att en tredjedel av de anställda har sett sitt videokonferenssystem krascha under de senaste tre veckorna. Detta är inte förvånande med tanke på det stora tillflödet av distansarbetare och den enorma påfrestning detta lägger på befintliga hemdatorresurser. Organisationer som står inför konstanta IT-avbrott har uppenbarligen misslyckats med att anpassa sig till onlinekraven för distansarbete. Detta kräver lämplig internetbandbredd (ett hushåll som innehåller 2-4 distansarbetare bör överväga en nedladdningshastighet på minst 100-200 Mbps). Dessutom kanske föråldrad hårdvara som tidigare inte använts för annat än att surfa på webben inte lämpar sig för att arbeta hemifrån. Organisationer bör överväga att uppgradera anställdas datorer eller webbkameror med en modern motsvarighet om det finns pågående prestanda- eller produktivitetsproblem (vanligtvis systemspecifikationen på minst 4 GB RAM, en processorenhet (CPU) med en bearbetningshastighet på 1.6 GHz och en hårddisk eller SSD-enhet med minst 100 GB utrymme är idealiskt).
säkerhet
Sedan Covid-19-utbrottet i Storbritannien har vi märkt en ökning av antalet cyberkriminella som försöker dra nytta av den nya utbredda företagspolicyn för distansarbete. En våg av nya osäkra enheter och ökad användning av hemenheter har gett cyberangripare en mängd nya butiker att anställa, hacka eller korrupta, vilket innebär att affärsdata är mer sårbara än någonsin. Det är viktigt att använda en plattformstjänsteleverantör som prioriterar säkerhet och integritet. Saker att tänka på när man granskar en tjänsteleverantörs säkerhet är: Annonserar de? - i så fall är det troligt att kunddata kommer att användas på ett eller annat sätt för personlig reklam, så att dina person- och affärsdata inte bara lagras i din egen IT-infrastruktur, utan även i tjänsteleverantörerna som annonserar på din plattform . Du bör också avgöra om företaget du arbetar för har ett eget datacenter; i så fall kan du vara mer säker på att de strängaste säkerhets- och due diligence-procedurerna finns på plats för att upprätthålla säkerheten. data från de tjänster du använder.
Online utbildning
Alla kan inte vänja sig vid ny teknik direkt. Därför är det viktigt att videokonferensutbildningar erbjuds alla anställda, så att alla kan bli bekanta med ny teknik så snabbt som möjligt. Detta kommer inte bara att bidra till produktivitet, utan också till företagssäkerhet: Det är lätt att glömma att tillströmningen av distansarbete uppmuntrar opportunistiska cyberkriminella att rikta in sig på anställda som kanske inte är väl insatta i det. enkla cybersäkerhets- eller bedrägeriupptäckande åtgärder. Omedelbar tillgång till onlinerådgivning och teknisk support är också ovärderlig idag, och det är därför vi på Zoho har förbättrat vår 24/7 online tekniska supporttjänst.