Med den Covid-19-inducerade avskärmningen tvingades de flesta företag välja alternativet att arbeta hemifrån. Men det som från början verkade vara ett besvär håller nu på att förvandlas till att erbjuda en mängd fördelar för många organisationer. Företag kan minska de totala kostnaderna för fastigheter, hyra och allmännyttiga tjänster, med vissa väljer att överge fysiskt utrymme helt. Dessutom lär sig företag att människor är mer produktiva när de väljer arbetsplats och scheman. Många företag verkar ha anpassat sig till förändringen och kanske försöker göra förändringen permanent. Andra skulle dock vilja återgå till de gamla arbetssätten.
Teknikföretag leder vägen med teknik
Teknikföretag går naturligtvis före med gott exempel. De gör det på två sätt. En, att införliva tekniska verktyg på sina egna kontor. För det andra, implementera produkter och tjänster som kan vara användbara för andra företag.
Dinesh Sharma, Business Head, Smartphone Division, System Business Group, ASUS India, sa: "Covid – 19 har inneburit oöverträffade utmaningar men har fungerat som en enorm katalysator för att anpassa sig och lära sig på många nya sätt. Gamla trossystem som bara fungerar från kontor, de mest effektiva mötena ansikte mot ansikte har krossats under de senaste månaderna. Tekniken har varit den grundläggande katalysatorn för att utföra många aktiviteter trots försämrade fysiska rörelser. "Sociala mediejätten Twitter var en av de första organisationerna som uppmuntrade anställda att arbeta hemifrån. Snart följde andra majors som Google och Facebook efter. Dessa företag har berättat för företag att de har möjlighet att fortsätta arbeta WFH även när situationen återgår till tidigare normala nivåer.
Inget större företag i Indien har hittills gett sina anställda en sådan generell förlängning. Men saker kommer att hända snart, säger R Sudharshan, VD för en Bengaluru-baserad startup. "Eftersom WFH erbjuder flexibilitet för både arbetsgivare och arbetstagare är det bara en tidsfråga innan det blir den dominerande kulturen", säger han.
Förutom att gå över till heltidsarbete på distans har många teknikföretag erbjudit resurser för att hjälpa till med övergången.
Till exempel har Dell en långvarig arbete-hemifrån-kultur, vad den kallar den "anslutna arbetsplatsen" som förser teammedlemmar med infrastruktur, automation, övervakningsverktyg och nätverkstopologi.
"Vår mer än ett decennium av erfarenhet inom detta område hjälper våra kunder att möjliggöra och stödja en mångfaldig arbetsstyrka. Det som är viktigt för att utvärdera alla organisationer är en kombination av teknik, säkerhet, faciliteter och personalhantering som bidrar till effektiv hantering av distansarbete, säger Indrajit Belgundi, direktör och Senior General Manager, Client Solutions Group, Dell Technologies, Indien.
Han tillägger: "Dell uppfann arbetare: det här är arbetarprofiler baserade på vilka Dell kan ge råd till kunder om vilken formfaktor som passar varje person. Alla anställda använder inte samma applikationer eller behöver samma enheter. Att förstå de olika mobilitetsbehoven för varje typ av arbetare är avgörande för framgång."
Men ett företags förmåga att resa på distans är bara lika bra som de verktyg det har.
Utmaningar inkluderar även skalning av IT-infrastruktur, hantering av informationssäkerhet och naturligtvis hantering av anställda, deras produktivitet och främjande av en kultur av fjärrsamarbete.
I det här fallet är det upp till företagens respektive IT-team att välja vad som passar deras verksamhet och arbeta utifrån de olika verktyg som erbjuds.
Att ha en pålitlig arsenal av verktyg är avgörande för att hålla ditt arbetsflöde på plats. Teamsamarbetsverktyg som Slack och Microsoft Teams, videokonferensverktyg som Google Meets, Zoom och WebEx, produktivitetsverktyg som Trello och Asana, verktyg för dokumentdelning som G Suite eller Office 365, e-postsamarbetsverktyg som Winter se. De har blivit mycket populära i företag.
Dinesh Sharma säger att smarta enheter, främst datorer och smartphones, är de tre huvudpelarna. "Molnbaserade anslutningsapplikationer/plattformar, särskilt de som möjliggör onlinevideokonferenser och samarbete som Microsoft Teams, Google Meets och Zoom, och trådbundna och trådlösa bredbandsnätverk är den idealiska lösningen för alla företag."
Företag upptäcker också att situationen utvecklas för att etablera nya arbetsprotokoll och standarder. Sudharshan sa: "Det är en bra tid för IT-team att förstå vikten och upprätta en dokumentationsprocess. Dokumentera allt, skapa guider för personalen, dokumentera säkerhetspolicyer, skapa en säkerhetspolicy. rättvis behandling av fungerande enheter och nätverk."
Eftersom många organisationer tillåter distansarbete idag är det viktigt att de har verktygen och säkerhetskunskapen för att arbeta säkert.
säkerhet är nyckeln
En av de största fallgroparna med att arbeta hemma är: säkerhet. En snabb övergång till distansarbete sätter press på system- och datasäkerheten. Belgundi håller med, "eftersom många organisationer tillåter distansarbete idag är det viktigt att de har verktygen och säkerhetskunskapen för att arbeta säkert." Dell SafeBIOS Events and Indicators of Attack (IoA) skyddar alla företagsdatorer på BIOS-nivå för att upptäcka avancerade slutpunktshot. Detektering på den här nivån gör att organisationer kan reagera snabbt och framgångsrikt på avancerade hot och avbryta attackkedjan innan den kan göra mer skada, tillägger han. "Det är en bra idé att se till att hanterade enheter har rätt policyer för Wi-Fi, Ethernet och åtkomst till virtuellt privat nätverk (VPN), såväl som nätverkscertifikat," Anuja Pawar, IT-infrastrukturkonsult baserad i Chennai. Hon tillägger: "Eftersom företag inte kan ha samma kontrollnivå som på ett fysiskt kontor kan de behöva implementera slutpunktsskydd för distansarbetare. Företag bör överväga att använda lösenordshanterare för att skapa starka, unika lösenord och undvika delade anslutningar för ett extra lager. av säkerhet." För Sudharshan är den andra utmaningen hur man kommunicerar och samarbetar effektivt mellan team för att skydda företagskulturen och uppnå företagets mål. "Vi som ledningsgrupper måste leda vägen för att säkerställa att protokoll finns på plats för att anställda ska kunna ansluta, förbli sociala och vara produktiva." Många av oss tycker att denna period är ännu mer produktiv eftersom vi sparar restid och stress, stöter på färre distraktioner under oplanerade möten. Dinesh Sharma, Asus Indien
Hur är det med framtiden?
Intressant nog säger många företag att denna uppgift, som de ålagts, har varit avslöjande. Enligt Dinesh Sharma, "finner många av oss den här perioden ännu mer produktiv eftersom vi sparar restid och stress, stöter på färre distraktioner i oplanerade möten och spenderar mindre tid på att resa till andra städer för att komma dit. Den psykologiska vikt som ges till någon som reser långt. to meet you avskaffas och produktiviteten har ökat. Dinesh Sharma, som hanterar Asus smartphones, tror inte att hans verksamhet kommer att påverkas efter nedstängningen. "Smartphones har blivit en viktig produkt, så ingen påverkan förväntas vara betydande negativ på medellång och lång tid termin. I den måttliga lättnaden efter lockdown har efterfrågan varit mycket stark. På kort sikt kan det vara en utmaning för vissa aktörer att återställa produktionen i Indien och effektivisera globala komponentförsörjningskedjor. Företag har försökt anpassa sig till distansarbete. Medan vissa säkert kommer att återvända så snart de kan, är det tydligt att många företag hittar silverbeläggningar under flexibla arbetsförhållanden. Med teknik kommer det att bli svårt att gå tillbaka när det här nya normala fungerar för fler branscher.