Sobre el autor
Andrew Filev är grundare och VD för Wrike, en molnbaserad arbetshanteringsplattform.
Världshälsoorganisationen erkänner nu officiellt arbetsplatsutbrändhet som ett yrkesfenomen. Det är första gången det är direkt relaterat till klassificeringen av sjukdomar som en yrkesrisk. Varför har det blivit ett så viktigt ämne?
Om du tittar på de senaste tio åren av den globala ekonomin kommer du att finna att loppet var ganska svårt. Ekonomin hade nästan kollapsat 2009 och har sedan dess återuppbyggts till nya höjder. Det är samma år som adoptionen av smartphones och sociala medier började accelerera snabbt. Dessa teknologier har satt enorm press på varumärken att agera mycket snabbare än någonsin tidigare.
Varumärken var tvungna att leverera en exceptionell kundupplevelse och generera intäkter från nya digitala kanaler. Faktum är att vissa kallar vår nuvarande era "den postdigitala eran" eftersom konsumenternas förväntningar har nått en punkt där en snabb digital upplevelse är ett hinder för inträde på alla marknader, vilket innebär att varumärken som de inte kan tillhandahålla överlever. Dessa nya krafter har uppmuntrat arbetare att hålla kontakten med sina arbetsgivare genom sina enheter, var de än är.
Tyvärr har tekniken utvecklats snabbare än etiketten. Vi tror fortfarande att eftersom vi kan kommunicera med vårt arbete 24/7 så måste vi göra det. Även när du inte arbetar aktivt påminner telefonaviseringar och vibrationer dig hela tiden om att det fortfarande finns arbete att göra. Efter ett decennium har all denna stress varit så ohållbar att länder som Frankrike och Japan har implementerat lagstiftning om rätt att koppla bort och andra reformer för att hjälpa anställda att hitta en balans.
Vilken roll bör företagsledare spela för att hantera anställdas utbrändhet enligt din åsikt?
Verktyg utformade för att förbättra medarbetarnas flexibilitet har ökat, men har sedan dess nått en punkt av minskande avkastning – istället för att konsolidera kommunikationen översvämmer de oss med meddelanden och aviseringar. Företagsledare bör tänka proaktivt på vilken roll teknik spelar i deras anställdas stress och försöka effektivisera sina rekordstaplar för att säkerställa att tekniken stödjer deras team. Det är inte bara en källa till distraktion eller börda.
Istället för att låta ditt team arbeta 24 timmar om dygnet, bör din teknik uppmuntra flexibilitet och tillåta anställda att koppla av. Ledare måste också föregå med gott exempel på denna front och respektera sina teams gränser. I en undersökning som vi genomförde om arbetsstress sa mer än en fjärdedel (28 %) av arbetarna i Storbritannien att det hade en betydande inverkan på deras stressnivå att ta emot SMS eller e-postmeddelanden från sin chef utanför arbetstid. . Detta innebär naturligtvis också att företag måste ta till sig bästa praxis för projektplanering. Därför finns det mindre behov av att rusa i sista minuten för att uppnå dina mål.
Vilken roll spelar affärsteknologi för anställdas stress och lycka?
När informationen är strukturerad och tillgänglig för de människor som behöver den för att utföra sina jobb, kan företagsteknologi minska stressen och påskynda arbetet. Människor gillar att vara produktiva och blir frustrerade när de tror att tekniken inte tillåter dem att fungera. Men när tekniken hindrar produktiviteten ökar stressen. Dessutom hämmar teknologin produktiviteten på många sätt.
- Kommunikationsöverbelastning: Det finns så mycket kommunikation inom ett system eller en stapel av system att det är nästan omöjligt att skilja signal från brus;
- Fragmentering: Du spenderar en stor del av din dag med att försöka hitta information som du är säker på att du har sett, du vet inte exakt var. Detta saktar ner projekt och tvingar team att använda olika informationskällor, vilket innebär att vissa kan vara föråldrade, ofullständiga eller irrelevanta;
- Ergonomi: Teknik som är svår eller långsam att använda, en källa till frustration för alla som försöker utnyttja den. I den postdigitala eran måste affärsteknik vara lika intuitiv som de personliga appar vi använder varje dag på våra telefoner.
Jag kan inte nog betona vikten av att minska stressen och frustrationen av löpning. Vi genomförde nyligen en undersökning som visade att användare av programvara för samarbetshantering i Storbritannien var 61 % mer benägna än icke-användare att säga att de hade en "mycket bra" relation med sina chefer. . De var också 152 % mer benägna än icke-användare att säga att deras företags uppdrag lät "för högt", vilket bevisar att om du kan låta människor arbeta smidigt, kommer de att finna lycka istället. arbetskraft.
Hur kan företag samla sin teknik för att motverka utbrändhet hos anställda?
För ett decennium sedan var användningen av bottom-up-teknik en snabbt växande trend. Därför har företag gått igenom en period som kännetecknas av ett brett utbud av redundanta och redundanta teknologier som varierat från team till team. På den tiden var trenden god, att åter engagera arbetare när företagets teknik var bedrövligt föråldrad, men det skapade frågor om konfidentialitet, säkerhet och informationsfragmentering.
IT-chefer bör granska sina system, se hur många applikationer som används inom deras team och undersöka luckorna som skapas av dessa system. Det är i dessa luckor som det finns smärtsamma manuella processer för arbetare som måste se till att information synkroniseras med varandra.
I en idealisk värld kommer ett företags olika team att planera projekt och samarbeta om en enda enhetlig lösning. Realistiskt sett kan detta ta flera system, men de måste integreras på ett sätt som utan ansträngning tillåter arbete och uppdateringar att flytta från ett team till ett annat och från ett system till ett annat. den andra för att stödja tvärfunktionellt samarbete och använda automation för att eliminera silos och eliminera rutinuppgifter. Uppgifter.
Collaborative work management hjälper företag att erbjuda flexibelt arbete. Men hur kan du annars hjälpa till att hantera utbrändhet hos anställda?
Vissa psykologiska krafter ligger till grund för utbrändhet, och en av dem är begreppet upplevd kontroll, vilket innebär att människor upplever mindre stress när de känner att de kan kontrollera sin situation. CWM-programvaran ger effektivt människor kontroll över sitt arbete, ger dem möjlighet att arbeta som de vill, designa arbetsflöden och se projekt och uppgifter på ett personligt sätt.
En annan viktig orsak till stress är frustrationen av att vänta på att människor ska göra vad du behöver göra för att driva projekt framåt. Utmaningen är att människor ofta inte vet prioriteringen av arbetet eller inte har det sammanhang de behöver för att komma igång. Och GCM sätter prioriteringar och kan hålla alla relevanta konversationer, dokument och kalendrar på ett ställe.
Frågan om vad jag kallar dolt arbete, eller uppgifter som är arbete men som inte nödvändigtvis följs i en projektplan. Schemalägg möten, svara på e-postmeddelanden, hantera dokumentversioner – alla uppgifter som tar upp en stor del av vår arbetstid, vare sig vi inser det eller inte. GCM kan automatisera eller minska många av dessa funktioner, vilket ger mer tid för människor att fokusera på det arbete som ger resultat.
Orealistiska förväntningar är också svåra, och utmaningen är att ledningen inte har någon insyn i sitt teams arbetsbelastning. MCG-plattformar kan ge en tydlig bild av en anställds förmåga att delegera uppgifter, sätta deadlines och prioritera uppgifter. 51 % av de brittiska arbetarna säger att att få uppdrag med orealistiska deadlines har en betydande inverkan på deras stress och att resurshantering kan hjälpa till att upprätthålla balansen mellan uppgifter inom ett team.
Eftersom realistiska deadlines kan uppnås kan resurshantering öka teamkapaciteten. De följer också arbetet vidare, så att team kan börja planera och reducera tekniska problem i sista minuten till osynliga förseningar, vilket borde minska e-postmeddelanden och meddelanden sent på kvällen.
De flesta arbetare har haft minst en misslyckad teknikinstallation under sin karriär. Därför blir du förvånad när du introducerar ett nytt verktyg. Förändringshantering är avgörande i alla transformationsprogram, och särskilt ett som kräver en daglig vaneförändring för ett stort antal människor. Du kan spendera mycket pengar på teknik och få den att krascha eftersom ingen använder den, så du måste ha en plan. Sammanhang och tydlighet i kommunikationen med dina anställda om varför du genomför en förändring är avgörande.
Börja med "varför" och titta på det ur perspektivet "vad som väntar" för att hjälpa till att sälja idén till dina anställda. Ju bättre du kan definiera kopplingen mellan appen och resultaten (professionellt och personligt), desto mer gynnsamma och entusiastiska blir dina användare att ta till sig den. Vi uppmuntrar alltid våra användare att börja med kritiska användningsfall, först ta itu med ett omedelbart behov och sedan bygga vidare på denna framgång för att utöka användningen med hjälp av andra användningsfall.
Det är också viktigt att en lösning är tillräckligt flexibel för att möta din personals olika preferenser. Du kommer förmodligen inte ha mycket tur med att tvinga människor att använda ett verktyg som får dem att fungera som de gör, du behöver ett verktyg som fungerar som dem, men med optimeringar.
Att göra rätt för att välja rätt verktyg och implementera det effektivt kommer att löna sig i det långa loppet.
Andrew Filev är grundare och VD för Wrike, en molnbaserad arbetshanteringsplattform.