Sättet vi arbetar på utvecklas och erbjuder medarbetarna större flexibilitet och fler kommunikationsmedel än någonsin tidigare. Men med fler kanaler för att samordna och samarbeta, blir information alltmer fragmenterad över olika applikationer och affärsplattformar. Resultatet: ansvarsområden är oklara, arbetet är uppdelat och anställda kämpar för att hänga med i oändliga aviseringar.
Om författaren Robbie O'Connor, EMEA-chef på Asana. Lägg till detta utmaningen från föråldrade system, som e-post, som lämnar kritisk information och dokument fast i diskussionstrådar eller otillgängliga för hela teamet. Denna brist på transparens gör att anställda tvingas ägna timmar i veckan åt att söka information och slösa dyrbar tid på att försöka komma ikapp.
Anställda av alla storlekar av företag, i alla branscher, tillbringar timmar i onödiga möten, svarar på e-post, svarar på e-postmeddelanden, söker efter dokument och filer och gör dubbelarbete. Vårt arbetsanatomiindex fann att globala kunskapsarbetare tror att de tillbringar en tredjedel av sin tid på jobbet, men i verkligheten nästan dubbelt så mycket på lågvärdiga, repetitiva uppgifter, inklusive informationsforskning, möten och kommunikation på jobbet. Samma undersökning visade att anställdas prestationer (39 %) och kvarhållande (33 %) drabbades hårdast av att organisationer inte hanterade arbetsbelastningen effektivt. Även om inte allt arbete kan vara av stort värde, finns det sätt att minska mängden improduktiva eller repetitiva uppgifter som utförs dagligen, inklusive att minimera onödiga möten eller automatisera repetitiva uppgifter. Att klargöra hur man prioriterar arbete baserat på vad som ger mest affärsvärde är ett annat bra sätt att förbättra prestanda och öka effektiviteten. På Asana använder vi en struktur som kallas "Klarhetens pyramid" för att anpassa alla till målet och högnivåmålen för det dagliga arbetet de gör, och de konkreta resultat som individuellt arbete bör ge. Dessa högnivåmål måste ingå i en delmängd av kortsiktiga mål, vilket skapar en solid grund som gör det möjligt för chefer att ge en tydlig vision om vad som behöver hända och när.
Hur formar tekniken hur vi arbetar? Vilka är för- och nackdelarna?
Under de senaste åren har vi sett en explosion av appar och mjukvara utformade för att hjälpa anställda att förbättra kommunikation och samarbete. Detta är en utmaning och en möjlighet för organisationer och deras anställda. Även om införandet av nya appar och verktyg ofta kan vara den perfekta lösningen för att öka de anställdas produktivitet, är de bara lika effektiva som de team som använder dem. Ur ett anställds perspektiv är det viktigt att ta kontroll över dina aviseringar, annars kommer de så småningom att kontrollera dig. Meddelanden som delvis är avstängda eller lämnade på för specifika projekt kan hjälpa till att begränsa distraktioner på jobbet och låta dig stänga av dem efter att du har varit borta för dagen. De företag som har skapat mjukvaran vi använder för sitt arbete vill också se till att användarna kan "stänga". På Asana förbättrar vi mobil- och webbaviseringar, vilket ger kunderna mer kontroll över hur och när de får varningar. Företag bör också försöka definiera hur och när verktygen ska användas, specificera om de ska integrera eller ersätta befintliga processer och vad det önskade resultatet ska vara för varje individ. Utan att ta hänsyn till dessa överväganden kommer kaos att uppstå, vilket lämnar team som kämpar med olika processer och osammanhängande arbetsflöden.
Hur kan organisationer effektivt hantera individuella och teamprocesser för att minska dubbelarbete?
Duplicering av arbete är i allmänhet resultatet av bristande synlighet, antingen på nivån för enskilda team eller på olika avdelningar. Mer än 10 % av en anställds dag (4 timmar och 38 minuter per vecka) ägnas åt redan utförda uppgifter. Detta representerar mer än 200 timmars dubbelarbete och förlorad effektivitet varje år. Detta är ett överraskande resultat när så mycket viktig information och dokument binds upp i e-postmeddelanden eller begravs i trådar. För att undvika detta bör organisationer försöka implementera verktyg som ger större transparens, såsom fildelningstjänster, som gör filer och information mer tillgänglig för organisationens chefer och anställda. . I allt högre grad kan transparens också främja ett större medarbetaransvar för det arbete de utför, vilket kan göra det lättare för team att arbeta tillsammans.
Varför är automatisering avgörande för att förbättra medarbetarnas engagemang och uppnå bättre affärsresultat?
Vi lever i en allt mer dynamisk och globaliserad arbetsmiljö, och för att hålla jämna steg och förbli konkurrenskraftiga kommer det att bli allt viktigare för företag och deras anställda att implementera processer och teknologier som stödjer dem. arbeta smartare, inte hårdare. För att hålla jämna steg måste företag försöka öka sin användning av automatiserade verktyg för att eliminera eller minimera antalet repetitiva eller lågvärdiga uppgifter från arbetsdagen och ge medarbetarna tid att fokusera på det arbete de anställts för att göra. . Detta kommer inte bara att bidra till att öka effektiviteten, utan det kommer också att hjälpa medarbetarna att bli mer investerade i hur arbetet de gör främjar affärsmål.