Byggbranschen har specifika redovisnings- och skattekrav, såväl som affärspraxis som måste återspeglas i programvaran som används för att driva verksamheten. Den här guiden fokuserar på överväganden som är specifika för byggbranschen. Vi föreslår att du läser den tillsammans med vår guide för att välja företagsprogramvara (för medelstora till stora organisationer) eller vårt urval av företagsprogramvara för framgång för småföretag. Dessa ger användbara tips och tricks för att välja alla typer av affärsprogramvara. Du kan också hitta våra 10 saker att tänka på när du köper bokföringsprogramvara. Tänk på vikten av var och en av följande aspekter för ditt företag baserat på dina transaktionsvolymer och ditt sätt att arbeta. Vilken av dessa tar för närvarande mest tid och skulle ha stor nytta av automatisering med programvara?
1. Månadsrapporter från Construction Industry Program (CIS)
Som byggföretag kommer du att behöva lämna in ett månatligt utdrag på CIS300 till HMRC som täcker betalningar till underleverantörer. Om du har ett mycket litet antal entreprenörer kan du ange detta på HMRC-portalen. För ett större antal underleverantörer är det viktigt att ha programvara som kan automatisera denna leverans. Vissa konstruktionsredovisningsprogram kan skapa och skicka in dessa uttalanden direkt från bokföring; detta är vanligtvis det bästa tillvägagångssättet när det är möjligt. När detta inte är tillgängligt är det möjligt att exportera data till separat CIS-programvara som kan skapa och skicka rapporten. Båda metoderna är mer effektiva och har mindre risk för fel än att ange avkastningen på HMRC-portalen.
2. CIS-verifiering av underleverantörer
Innan du betalar en ny underleverantör för första gången bör du kontrollera med HMRC. Detta kan göras manuellt via HMRC-portalen, men om du har att göra med ett större antal entreprenörer kan automatisering förbättra effektiviteten. Vissa konstruktionsredovisningsprogram kan elektroniskt verifiera underleverantörer med HMRC när underleverantören har lagts till i systemet. Separat CIS-programvara är också tillgänglig för att utföra denna verifiering. I allmänhet är det bättre att använda samma programvara för verifiering som för CIS300-månadsutdraget, eftersom verifieringsdetaljer för underleverantörer måste inkluderas i utlåtandena.
3. CIS-validering av betalningar och avdrag
CIS-validering av betalningar och avdrag När du betalar underleverantörer måste du verifiera att underleverantören har verifierats och har betalats av dig under de senaste två räkenskapsåren. Att manuellt tillämpa dessa kontroller kan vara tidskrävande och felbenägen. Genom att registrera verifieringsdetaljer i programvara som automatiskt kan tillämpa dessa kontroller på varje betalning kan du spara tid och minska risken för fel. Du ska även beräkna skatteavdrag med två olika satser för underleverantörer som inte har rätt till bruttolön. Programvara som automatiserar dessa beräkningar baserat på entreprenörens verifieringsstatus eliminerar ytterligare en betungande uppgift och minskar risken för fel ytterligare.
![]()
(Bildkredit: pengarbilder / Flickr)
4. Är programvaran listad för CIS på HMRC:s webbplats?
4 Är programvaran listad för CIS på HMRC:s webbplats? HMRC tillhandahåller en lista över programvaruleverantörer som de känner igen som kapabla att skicka CIS300 retur- och verifieringsförfrågningar. Kontrollera att programvaran du planerar att använda finns med i den här listan. Observera att en del av programvaran som listas är inbyggd redovisningsprogramvara för konstruktion och en del är separata CIS-programvara och listan gör ingen skillnad mellan dem. HMRC verifierar endast att programvaran kan skicka in en giltig begäran eller retur, inte någon annan funktionalitet i programvaran.
5. Omvänd belastning i konstruktionen
Från och med den 1 oktober 2019 kommer redovisningsunderlaget för moms på de flesta byggarbeten (förutom när de tillhandahålls slutanvändare) att vara "tillägget". Detta innebär att moms inte tillkommer på försäljningen som en del av omvänd skattskyldighet. För betalningar från underleverantörer ska betalaren ta hänsyn till både ingående och utgående moms, inklusive båda i momsdeklarationen. Olika program kommer att hantera detta krav på olika sätt - vissa kan vara mer automatiserade än andra. Beroende på transaktionsvolymer och blandningen av transaktionstyper måste du se till att din programvara kan fungera effektivt samtidigt som du minimerar risken för mänskliga fel när du tillämpar omvänd belastning.
6. Egendebitering / moms på det bestyrkta kvittot
Inom byggbranschen skickar underleverantörer ofta in betalningsförfrågningar istället för momsfakturor. Det officiella momsdokumentet är ett bestyrkt kvitto eller egenfaktura som produceras av betalaren och inte av underleverantören. Om du använder autentiserade kvitton och/eller självfakturering för några eller alla dina underleverantörer måste du se till att din programvara kan hantera dem korrekt. Vissa byggprogram kan automatisera produktionen av dessa underleverantörers betalningsdokument och registrera de autentiserade kvitton som tagits emot från underleverantörerna.
7. Betalning av underleverantörer: Lön / Inköpsreskontra / Underleverantörsreskontra
Vissa byggprogram behandlar underleverantörsbetalningar genom löner, vissa genom inköpsregistret och andra genom ett dedikerat underleverantörsregister. Vissa program erbjuder en kombination av dessa metoder. Du bör fråga dig själv om en eller flera av dessa processer passar bättre för hur du arbetar med några eller alla dina entreprenörer. Tänk på olika typer av underleverantörer som enbart arbete, leverans och reparation, fabriksdrivna, etc.
8. Innehåll och andra avtalsmässiga avdrag (kunder och underleverantörer)
Underleverantörsbetalningar är ofta mer komplexa än inköpsfakturor, eftersom de kan kräva en rad tillägg och avdrag mellan basbruttobeloppet och nettobetalningen. Utöver moms och CIS-skatt ska avdraget och efterföljande frigörande av källskatt beaktas. Andra avtalsmässiga avdrag kan vara försäkringar, utbildningsbidrag m.m. Detta kan även gälla dina försäljningsfakturor eller betalningsförfrågningar som du skickar till dina kunder. Tänk på alla dina krav för sådana föremål och kontrollera att programvaran kan hantera dem effektivt.
![Bancario]()
(Bildkredit: Shutterstock)
9. Projektets bankkonton
Om du arbetar med statligt finansierade byggprojekt kan du behöva hantera projektbankkonton. Tänk på hur du hanterar dem med hjälp av programvaran.
10. Avstämning av kostnadsvärden.
Processen att ta fram periodiska utvärderingar och kostnadsavstämningsrapporter (CVR) som är vanlig inom bygg och anläggning finns inte i andra branscher. Byggprogramvara kan ha en inbyggd standardmetod för att bearbeta bedömningar och producera CVR-rapporter, vilket kan spara mycket tid och ansträngning. Den här guiden är från den brittiska affärsorganisationen BASDA (Business Application Software Developers Association) som har gett TechRadar Pro tillåtelse att publicera den igen. BASDA verkar genom representation och samarbete för att säkerställa att rösten från den brittiska företagsmjukvaruindustrin hörs av några av de högsta nivåerna av brittiska myndigheter, beslutsfattare och branschmedia. Du kan läsa mer om BASDA här.