Att välja rätt programvara för ditt företag är avgörande för dess framgång och tillväxt. Programvaruleverantörer som utgör BASDA-medlemskapet har gått igenom tusentals mjukvaruköpcykler. Vår uppsättning guider för val av bästa praxis för programvara destillerar denna upplevelse för att hjälpa ditt företag att fatta rätt inköpsbeslut och kan hittas här. Den här guiden fokuserar på löneprogram. Vi föreslår att du läser den tillsammans med vår guide för att välja företagsprogramvara (för medelstora till stora organisationer) eller vårt urval av företagsprogramvara för framgång för småföretag. Dessa ger användbara tips och tricks för att välja alla typer av affärsprogramvara. Du kan också hitta våra 10 saker att tänka på när du köper bokföringsprogramvara.
1. Löneprogramvara gör dig inte till en löneexpert
Löneadministration tenderar att vara en ganska specialiserad roll i många företag, och som ett resultat tenderar programvaran att vara mycket konfigurerbar. Det är upp till dig som köpare och användare att bestämma vad som gäller för din egen verksamhet. Till exempel vilka ersättningsposter som är skattepliktiga; NIC-kompatibel (dvs. relevant för socialförsäkringsavgifter); pensionsberättigad; inkomst berättigad till automatisk registrering; studielån; bonusar för löneskillnadsrapporter mellan kön m.m. Anställda blir sjuka, får barn, tar semester, får domstolsbeslut, lämnar. Alla dessa händelser kräver att specifika åtgärder vidtas med programvaran, och du måste vara tydlig med hur ditt företag kommer att hantera dessa processer.
2. Typ av verksamhet: Arbetsgivare / Revisor / Bokhållare / Lönekontor
Beroende på vilken typ av verksamhet du köper löneprogram för, kontrollera att systemet är utformat för att möta den specifika affärskategorin; Det kan också påverka kostnaderna för den programvaran, särskilt om du arbetar på uppdrag av andra företag/affärsenheter.
![nube]()
(Bildkredit: Pixabay)
3. Moln platsen
Ska du leta efter en lokal eller molnlösning? Tänk på att vissa molnlösningar har mindre funktionalitet och konfigurerbarhet än lokalt installerade system på plats, men dra nytta av att vara värd och uppdaterade för dig och kan erbjuda fler möjligheter till samarbete med andra.
4. Ge dig själv gott om tid.
Ge gott om tid att analysera och testa systemen, och om du byter från en annan lönelösning, utveckla en migreringsplan. Detta måste anpassas till dina egna konjunkturcykler, tillgång på resurser, räkenskapsår och lagändringar.
![Los datos]()
(Bildkredit: Pixabay)
5. Dataöverföring
Om du byter från en befintlig programvara eller ett manuellt system, vilka processer kommer att krävas för att överföra data? Tillhandahålls dataöverföringsmöjligheterna av programvaran eller arbetar leverantören med en partner för att uppnå detta? Vilka typer av data behöver överföras och vilka är volymerna? Kommer en ny manuell inmatning att behövas?
6. Prova innan du köper
Många leverantörer av löneprogram erbjuder gratis provperioder. Det kan vara lämpligt för ditt företag att använda dem. Observera dock att viss programvara automatiskt kan skicka RTI-data (Real Time Information) till HMRC, av denna anledning och för att uppfylla dataskyddskraven bör du aldrig använda riktiga data för konfiguration och testning. Använd till exempel dummy PAYE-referenser.
7. Förstå kostnaderna
Vad ingår i priset på programvaran? Tillkommer supportkostnader och finns det olika supportpaket? Vad är kostnaderna för uppgraderingar om verksamheten växer? Finns den typ av stöd du behöver tillgänglig när du behöver den, till exempel i slutet av räkenskapsåret? under din egen kontorstid; 24/7 osv Dessutom har lokala och molnalternativ ofta olika affärsmodeller: lokala kostnader är vanligtvis mer "förut", medan molnlösningar har mer spridda kostnader för verksamheten. denna lösning. Fundera på vilken modell som passar din ekonomi bäst.
8. Kortgränssnitt
Stöder programvaran gränssnitt med de pensionsleverantörer du kommer att använda? Om gränssnitten är genom .csv-filnedladdningar kommer detta att öka tiden det tar att slutföra din löneprocess jämfört med gränssnitt via API-länkar, som ger direkt anslutning som gör att du kan överföra din pensionsinformation med ett enda klick. Vissa pensionsleverantörer accepterar bara en datanedladdning varje månad, vilket kräver löneprogram för att samla in data för betalda anställda på veckobasis.
9. HMRC behov
All löneprogramvara måste skicka löneinformation i rätt tid till HMRC via RTI (realtidsinformation). Det bör noteras att löneprogramvaran som listas på HMRC:s webbplats inte nödvändigtvis stöder inlämning av alla RTI-dokument. Du bör överväga de funktioner du behöver och se till att programvaran du väljer innehåller dem.
10. Särskilda krav
Behöver du din löneprogramvara för att hantera de mindre populära lönefrekvenserna, såsom dagliga, 2-veckors, 4-veckors och årliga lönefrekvenser? Kommer du att betala administratörer? Se till att löneprogramvaran hanterar chefernas NIC-beräkningar. Om du betalar anställda som också är föremål för utländsk skatt, behöver du löneprogram som hanterar "Schedule 5" - reglerna som täcker avdrag för utländsk skatt utöver brittisk PAYE-skatt på betalningar som görs till utstationerade anställda för att arbeta utomlands . Den här guiden är från den brittiska affärsorganisationen BASDA (Business Application Software Developers Association) som har gett TechRadar Pro tillåtelse att publicera den igen. BASDA verkar genom representation och samarbete för att säkerställa att rösten från den brittiska företagsmjukvaruindustrin hörs av några av de högsta nivåerna av brittiska myndigheter, beslutsfattare och branschmedia. Du kan läsa mer om BASDA här.