Medan digital teknik har förändrat hur människor skapar, flyttar och lagrar sin data i årtionden, är det fortfarande en utmaning för företag att hantera mängden fysiska dokument och digital data som produceras av ett företag. Teknologier som molnbaserade applikationer och tjänster, såväl som regulatoriska krav kring lagring och skydd av kunddata, har tvingat företag att utforska tekniska lösningar för dokument- och datahantering.
Tidigare innebar detta att investera i ett dokumenthanteringssystem (DMS), som hjälpte företag att digitalt lagra och hantera pappers- och onlinedokument. Framväxten av webbteknologier skapade innehållshanteringssystem (CMS), som hanterade digitalt skapat innehåll, men även inkluderade format som ljud, video, bild och HTML-filer.
Sedan kom ECM-system (Enterprise Content Management), där ECM är en blandad väska för en uppsättning processer och verktyg som företag använder för att fånga, lagra, skydda, hämta och hantera affärsinformation. Processer som hantering av innehållslivscykel, digital tillgångshantering, arbetsflödeshantering, informationsstyrning och samarbetsfunktioner har anslutit sig till mixen av dokumenthantering, såväl som hämtning, katastrofskydd och avancerade säkerhetsfunktioner.
Även om alla dessa förkortningar har förblivit i användning till viss del, har gränserna mellan dem suddats ut under åren eftersom leverantörer har lagt till fler funktioner. Idag har innehållshantering mindre att göra med typerna av dokument (fysiska eller digitala, eller formattyp) och mer att göra med om innehållet används internt eller externt, säger Holly Muscolino, vice ordförande för innehållsstrategigruppen. framtida. Han jobbar på IDC. Utvecklingen av dokumenthantering och innehållshanteringssystem har överlappat till den punkt där moderna innehållssystem kan hantera alla typer av dokument, arbetsflöden eller processer, sa han.
Från monolitiska till modulära system
Denna förvirring och blandning har fortsatt, med traditionella ECM-applikationer och applikationer för innehållsdelning och samarbete (CSC) som konvergerar i molnet som mer smidiga och skalbara molninnehållstjänster. Hybrid arbetsmodeller som drivs av pandemin 2020 har underblåst behovet av att utöka tillgången till innehåll var som helst. Som ett resultat har molninnehållsapplikationer lagt till artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML), naturlig språkbehandling (NLP) och analyser för att hjälpa företag vägleda beslutsfattande och automatisera uppgifter över flera processer.
Faktum är att Gartner har förklarat ECM död och kallar nu kategorin Content Service Platforms (CSPs). Istället för att försöka lagra och hantera all information från ett företag på en enda plattform, betonar CSP-metoden användningen av integrerade applikationer och tjänster för att komma åt, arbeta med och hantera information varhelst den finns.
"CSP:er tillhandahåller ett sätt för anställda att hämta och arbeta med innehåll på ett modernt och sömlöst sätt över enheter och organisatoriska gränser," skrev företaget i sin marknadsrapport för 2021. "Som sådan är de avgörande för affärsstrategi. av digitalt arbete av någon organisation".
IDC noterade också övergången från enstaka ECM-plattformar till ett modulärt tillvägagångssätt. "Begreppet innehållstjänster innebär att istället för att ha en monolitisk applikation som tillhandahåller tjänster som du kanske behöver eller inte behöver, och som kanske aldrig uppfyller alla användningsfall, är de modulära, så att ditt DevOps-team eller din innehållsintegratör Systems kan skapa lösningar som uppfyller ett antal användningsfall," sa Muscolino. "Eftersom det kan integreras lättare är det inte nödvändigtvis låst till specifika teknologier. Det är visionen. Vissa leverantörer har kunnat utföra detta bättre än andra."
Muscolino sa att nya leverantörer som Box, såväl som Alfresco och Nuxeo (båda förvärvade av Hyland), har dykt upp i detta område, med andra traditionella leverantörer i utrymmet som nu vill förnya sina erbjudanden. I en leverantörsbedömning 2019 av den globala marknaden för SaaS- och molninnehållsapplikationer identifierade IDC även IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox och Oracle som de främsta marknadsaktörerna.
Content Management Modernisering
När det kommer till CSP-system, enligt Gartner-rapporten, har köpare "många alternativ som kan göra det möjligt för dem att verkligen implementera en företagsvision av innehållstjänster", tack vare framsteg inom intelligens och från molnet. De är enklare att köpa, distribuera och distribuera än traditionella ECM-applikationer, med bättre designade användargränssnitt som tillåter användare att "komponera applikationer runt de underliggande mikrotjänsterna."
Gartner varnade dock för att CSP:er sällan implementeras som fristående lösningar eftersom det vanligtvis finns innehållsteknik som ett företag redan använder. "Detta kan anses vara ett arv av organisationen, men det är fortfarande värt att utvärdera alternativen för att uppgradera befintliga plattformar," sa Gartner, eftersom kostnaderna för att migrera och omforma plattformar kan vara betydande.
Förmågan att integrera med befintliga affärsapplikationer, såsom ERP- eller CRM-system, är också viktig. "Den grad i vilken en applikation kan integreras sömlöst kommer att ha en betydande inverkan på adoptionen", sa Gartner i rapporten.
IDC:s Muscolino tillade att det finns väldigt få organisationer som inte har något slags innehållshanteringssystem på plats, även småföretag använder gratisversioner av Box, Dropbox eller Google för att hantera dokument och filer.
"Vad vi ser är mycket modernisering," sa Muscolino. "De flesta av investeringarna i dessa lösningar syftar till att modernisera innehållshanteringen, de är inte nödvändigtvis helt nya installationer."
Nästa fas: Unified Content
På sin Ignite-utvecklarkonferens tillkännagav Microsoft Microsoft Syntex, en enhetlig innehållslösning som sammanför olika tjänster som behövs för att hantera innehållets livscykel inom en organisation. Enligt IDC är Syntex ett exempel på en ny klass av innehållslösningar som den kallar "unified content model".
"Molnet, artificiell intelligens (AI) och nya tjänstebaserade arkitekturer har skapat äldre kategorier av fångst, företagsinnehållshantering (ECM), innehållsdelning och samarbete (CSC), digital asset management (DAM) och föråldrad webbinnehållshantering (WCM) ),' skrev Muscolino i ett blogginlägg där han tillkännagav den nya modellen, som stöds av ett gemensamt bibliotek med innehållstjänster. Dessa appkategorier var meningsfulla i en tid präglad av monolitiska fristående lokala appar, men de är besvärliga och ineffektiva i sammanhanget av moderna moln- och tidiga molnarkitekturer för digitala affärstjänster.
Den nya enhetliga modellen som erbjuds av IDC stöder en gemensam uppsättning innehållsrelaterade tjänster som versionskontroll, generering och hantering av metadata och säker åtkomst, såväl som specialiserade tjänster som bild och video, styrning, kurering och webbplats. översättning, som kan användas via verktyg för låg kod/ingen kod. Detta kommer att tillåta företag att skapa lösningar för "valfritt antal innehållscentrerade affärsanvändningsfall", enligt företaget.
Analytikerföretaget sa att Microsoft Syntex är ett av de första exemplen på denna nya klass av teknik och förväntar sig att andra leverantörer följer efter med detta tillvägagångssätt.
Copyright © 2022 IDG Communications, Inc.